soiree_guinguette

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soiree_guinguette [2026/03/24 07:54] – créée adminapelsoiree_guinguette [2026/03/24 08:05] (Version actuelle) – adminapel
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-===== 📌 Fiche express =====+===== 📌 Repères rapides =====
  
-^ Élément ^ Repères ^ +  * **Période** : juin, idéalement après la Semaine Festive et avant la fin de l’année scolaire 
-| **Période** | Juin, idéalement après la Semaine Festive et avant la fin de l’année scolaire | +  * **Format** : soirée en extérieur type guinguette, repas simple + musique + animations légères 
-| **Format** | Soirée en extérieur type guinguette, repas simple + musique + animations légères | +  * **Lieu habituel** : petite cour du collège, côté restauration / côté 4e-3e 
-| **Lieu habituel** | Petite cour du collège, côté restauration / côté 4e-3e | +  * **Public** : familles du collège, équipe éducative, direction, éventuellement professeurs 
-| **Public** | Familles du collège, équipe éducative, direction, éventuellement professeurs | +  * **Jauge conseillée** : environ **100 à 150 personnes maximum** 
-| **Jauge conseillée** | Environ **100-150 personnes max** pour garder un format agréable | +  * **Billetterie** : vente **en amont via HelloAsso** 
-| **Billetterie** | Vente **en amont via HelloAsso** | +  * **Objectif principal** : convivialité, lien entre familles et collège, clôture de l’année 
-| **Objectif principal** | Convivialité, lien entre familles et collège, clôture de l’année | +  * **Objectif secondaire** : dégager un petit bénéfice pour soutenir les projets APEL 
-| **Objectif secondaire** | Dégager un petit bénéfice pour soutenir les projets APEL | +  * **Point clé** : **le rangement fait partie de l’événement** et doit être anticipé dès le départ
-| **Point clé** | **Le rangement fait partie de l’événement** : il doit être anticipé dès le départ |+
  
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 Cette soirée doit rester fidèle à quelques principes simples : Cette soirée doit rester fidèle à quelques principes simples :
  
-  * **Ambiance champêtre et familiale** : guirlandes, lampions, arbre mis en valeur, tables dehors, musique agréable. +  * **Ambiance champêtre et familiale** : guirlandes, lampions, arbre mis en valeur, tables dehors, musique agréable 
-  * **Repas simple** : éviter les préparations trop longues, les cartes trop ambitieuses et les plats qui génèrent trop de vaisselle ou de pertes. +  * **Repas simple** : éviter les préparations trop longues, les cartes trop ambitieuses et les plats qui génèrent trop de vaisselle ou de pertes 
-  * **Prévision des quantités** grâce à HelloAsso : on cherche à acheter juste, avec une petite marge de sécurité seulement. +  * **Prévision des quantités** grâce à HelloAsso : on cherche à acheter juste, avec une petite marge de sécurité seulement 
-  * **Pas de dispersion** : mieux vaut peu de choses bien gérées que trop d’idées mal tenues. +  * **Pas de dispersion** : mieux vaut peu de choses bien gérées que trop d’idées mal tenues 
-  * **Animation légère** : scène ouverte, karaoké, musique d’ambiance, jeux en bois si possible. +  * **Animation légère** : scène ouverte, karaoké, musique d’ambiance, jeux en bois si possible 
-  * **Logique éco-pratique** : Ecocups, service simple, rangement facilité, limitation du gaspillage.+  * **Logique éco-pratique** : Ecocups, service simple, rangement facilité, limitation du gaspillage
  
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-===== 🏡 Lieu et configuration =====+===== 📚 Sous-pages =====
  
-==== Lieu principal ==== +  * [[soiree_guinguette:lieu_et_billetterie|🏡 Lieu et billetterie]] 
- +  * [[soiree_guinguette:restauration_et_animation|🍽️ Restauration, animation et sonorisation]] 
-La soirée se tient de préférence dans la **petite cour du collège**, au niveau de la restauration. +  * [[soiree_guinguette:organisation_et_planning|🧑‍🤝‍🧑 Organisation bénévole et rétroplanning]] 
- +  * [[soiree_guinguette:jour_j_budget_et_communication|🕰️ Jour J, rangement, budget et communication]]
-**Atouts du lieu :** +
-  * espace intime et convivial, +
-  * présence d’un arbre central qui renforce le côté guinguette, +
-  * circulation relativement simple, +
-  * proximité avec les zones de service. +
- +
-==== Ambiance recherchée ==== +
- +
-  * guirlandes lumineuses, +
-  * lampions / déco suspendue, +
-  * tables et bancs disposés de manière souple, +
-  * petit coin technique son, +
-  * décoration simple, naturelle, chaleureuse. +
- +
-==== Plan type à prévoir ==== +
- +
-  * **Zone accueil / contrôle des billets** +
-  * **Zone bar** +
-  * **Zone service repas** +
-  * **Zone desserts / café** +
-  * **Zone assises** +
-  * **Zone animation / scène ouverte / karaoké** +
-  * **Zone jeux en bois** si disponible +
-  * **Zone tri / déchets / stockage discret** +
- +
-==== Plan B météo ==== +
- +
-En cas de mauvais temps ou de météo incertaine : +
-  * repli dans la **cantine / restauration intérieure**, +
-  * maintenir une version simplifiée de la déco, +
-  * limiter le mobilier à déplacer au dernier moment, +
-  * vérifier à l’avance qui décide du basculement et à quelle heure. +
- +
-> Il faut toujours penser le plan B dès le début, parce que la météo adore rappeler qu’elle travaille contre l’événementiel bénévole. +
- +
----- +
- +
-===== 🎟️ Billetterie et inscriptions ===== +
- +
-La billetterie se fait **en amont via HelloAsso**. +
- +
-==== Pourquoi ce choix ==== +
- +
-  * connaître le nombre de participant·e·s, +
-  * ajuster les achats, +
-  * limiter l’improvisation, +
-  * fluidifier l’accueil, +
-  * sécuriser la trésorerie avant la soirée. +
- +
-==== Recommandations ==== +
- +
-  * ouvrir la billetterie suffisamment tôt, +
-  * fermer les ventes quelques jours avant l’événement si besoin pour finaliser les achats, +
-  * prévoir un tarif adulte / jeune si pertinent, +
-  * bien préciser ce qui est inclus dans le billet, +
-  * indiquer clairement si certaines consommations restent en supplément, +
-  * fixer une **jauge maximum**. +
- +
-==== À afficher sur HelloAsso ==== +
- +
-  * date et horaires, +
-  * lieu, +
-  * esprit de la soirée, +
-  * contenu du repas, +
-  * éventuelles options, +
-  * mention “places limitées”, +
-  * consignes simples (arrivée, Ecocup si besoin, etc.). +
- +
----- +
- +
-===== 🍽️ Offre nourriture et boissons ===== +
- +
-{{ ::soiree_guinguette_menu.png?direct&400 |}} +
- +
-===== Principe général ===== +
- +
-La règle d’or : **faire simple**. +
- +
-Le repas doit : +
-  * être bon, +
-  * plaire au plus grand nombre, +
-  * nécessiter peu de préparation sur place, +
-  * générer peu de déchets, +
-  * ne pas épuiser les bénévoles avant même le début de la soirée. +
- +
-===== Piste de formule ===== +
- +
-==== Apéro ==== +
- +
-À vendre ou à inclure selon le modèle retenu : +
-  * chips, +
-  * olives, +
-  * cacahuètes, +
-  * saucisson, +
-  * petits éléments à grignoter sans préparation lourde. +
- +
-==== Plat ==== +
- +
-Exemples de base réaliste : +
-  * pain, +
-  * saucisses / grillades simples, +
-  * salades, +
-  * accompagnements faciles à servir. +
- +
-Le principe recommandé : +
-  * peu de références, +
-  * peu de cuisson minute, +
-  * service rapide, +
-  * réassort facile. +
- +
-==== Desserts ==== +
- +
-Privilégier des desserts **achetés ou très simples** : +
-  * brownies en plaques, +
-  * tartes aux fruits, +
-  * gâteaux faciles à découper, +
-  * desserts rafraîchissants selon la météo. +
- +
-===== Boissons ===== +
- +
-À envisager : +
-  * eau plate / pétillante, +
-  * softs, +
-  * bières, +
-  * éventuellement rosé en cubi, +
-  * café ou thé si utile en fin de soirée. +
- +
-**À proscrire :** +
-  * alcool fort, +
-  * cocktails complexes, +
-  * carte trop large, +
-  * boissons qui demandent trop de manutention ou de matériel. +
- +
-===== Matériel de service ===== +
- +
-  * Ecocups, +
-  * serviettes, +
-  * couverts si besoin, +
-  * nappes, +
-  * pinces / couteaux de service, +
-  * sacs-poubelle, +
-  * essuie-tout, +
-  * glacières / bacs / pains de glace, +
-  * ouvre-bouteilles / tire-bouchons, +
-  * marqueurs / affichage prix / étiquettes allergènes si utile. +
- +
----- +
- +
-===== 🎶 Animations ===== +
- +
-Les animations doivent rester **souples, légères et compatibles avec une soirée de discussion**. +
- +
-==== Idées adaptées ==== +
- +
-  * musique d’ambiance, son de cigales, +
-  * scène ouverte avec jeunes volontaires, +
-  * karaoké, +
-  * jeux anciens / jeux en bois, +
-  * petit coin photo si quelqu’un s’en charge. +
- +
-==== Ce qu’on cherche ===== +
- +
-  * créer de la vie, +
-  * favoriser les échanges, +
-  * éviter les temps morts, +
-  * ne pas transformer la soirée en usine à animation. +
- +
-==== À surveiller ===== +
- +
-  * volume sonore raisonnable, +
-  * horaires, +
-  * enchaînement fluide, +
-  * compatibilité avec les voisinages et le cadre du collège. +
- +
----- +
- +
-===== 🔊 Sonorisation et musique ===== +
- +
-L’APEL dispose d’une base matérielle utile : +
-  * table / matériel de son, +
-  * enceintes, +
-  * installation déjà éprouvée. +
- +
-===== Checklist technique ===== +
- +
-  * tester le matériel avant le jour J, +
-  * vérifier prises, rallonges et multiprises, +
-  * prévoir une personne référente son, +
-  * préparer playlist ou source audio à l’avance, +
-  * sécuriser les branchements, +
-  * protéger le matériel en cas d’humidité. +
- +
-===== Point administratif important ===== +
- +
-**La déclaration SACEM doit être anticipée.** +
- +
-> À ne pas repousser à la dernière minute. +
- +
----- +
- +
-===== 🧑‍🤝‍🧑 Organisation bénévole ===== +
- +
-Pour que la soirée reste agréable, il faut répartir clairement les missions.   +
-Le point critique n’est pas seulement l’installation ou le service : c’est surtout **le rangement**. +
- +
-===== Commissions / équipes à prévoir ===== +
- +
-==== 1. Pilotage général ==== +
- +
-  * suit le rétroplanning, +
-  * centralise les décisions, +
-  * arbitre si besoin, +
-  * garde la vue d’ensemble. +
- +
-==== 2. Communication / billetterie ==== +
- +
-  * HelloAsso, +
-  * messages École Directe, +
-  * affiches, +
-  * relances, +
-  * suivi des inscriptions. +
- +
-==== 3. Achats / logistique nourriture ==== +
- +
-  * calcule les quantités, +
-  * prépare la liste d’achats, +
-  * organise le stockage, +
-  * gère la chaîne froid / boissons. +
- +
-==== 4. Installation / décoration ==== +
- +
-  * mise en place de la cour, +
-  * guirlandes, +
-  * tables, +
-  * bancs, +
-  * signalétique, +
-  * ambiance visuelle. +
- +
-==== 5. Bar / service ==== +
- +
-  * accueil au bar, +
-  * service boissons, +
-  * encaissements si ventes complémentaires, +
-  * réassort. +
- +
-==== 6. Animation / technique ==== +
- +
-  * musique, +
-  * micro, +
-  * karaoké, +
-  * scène ouverte, +
-  * jeux. +
- +
-==== 7. Rangement / remise en état ==== +
- +
-  * démontage, +
-  * tri, +
-  * remise en place, +
-  * nettoyage, +
-  * stockage du matériel, +
-  * vérification finale du site. +
- +
-> Cette équipe doit être constituée **en amont**, avec des personnes identifiées.   +
-> Le rangement ne doit jamais reposer sur “on verra à la fin”. +
- +
-L'organisation des bénévoles peut se faire sur [[https://benevoles.apelstjosephwattrelos.fr/|l’outil d’inscription des bénévoles]] ; +
- +
----- +
- +
-===== 📅 Rétroplanning conseillé ===== +
- +
-===== 2 à 3 mois avant ===== +
- +
-  * fixer la date avec le collège, +
-  * confirmer le lieu et le plan B, +
-  * désigner un binôme pilote, +
-  * définir le format général, +
-  * estimer la jauge, +
-  * lancer la réflexion SACEM, +
-  * répartir les commissions. +
- +
-===== 6 à 8 semaines avant ===== +
- +
-  * ouvrir HelloAsso, +
-  * préparer la communication, +
-  * lister le matériel disponible, +
-  * caler les animations possibles, +
-  * recenser les besoins bénévoles. +
- +
-===== 3 à 4 semaines avant ===== +
- +
-  * lancer les relances familles, +
-  * commencer le suivi des inscriptions, +
-  * ajuster le menu, +
-  * confirmer les prestataires / achats, +
-  * recruter l’équipe rangement. +
- +
-===== 10 à 15 jours avant ===== +
- +
-  * vérifier les quantités prévisionnelles, +
-  * établir les plannings bénévoles, +
-  * préparer les affichages, +
-  * vérifier le matériel son, +
-  * vérifier rallonges, lumières, Ecocups, glacières, sacs-poubelle. +
- +
-===== Semaine de l’événement ===== +
- +
-  * achats non périssables, +
-  * impression listes / billets / rôles, +
-  * rappel bénévoles, +
-  * point météo, +
-  * validation définitive du plan A / plan B. +
- +
-===== Veille / jour J ===== +
- +
-  * achats frais, +
-  * pré-préparation alimentaire si nécessaire, +
-  * installation de la cour, +
-  * tests techniques, +
-  * briefing rapide des bénévoles. +
- +
----- +
- +
-===== 🛠️ Installation le samedi ===== +
- +
-L’après-midi du jour même : +
-  * sortir les tables et bancs, +
-  * installer les guirlandes, +
-  * préparer les zones de circulation, +
-  * monter l’espace son, +
-  * prévoir les espaces de service, +
-  * organiser les stocks, +
-  * anticiper le coin déchets / tri. +
- +
-===== Points de vigilance ===== +
- +
-  * ne pas gêner les circulations, +
-  * sécuriser les câbles, +
-  * protéger ce qui craint la pluie, +
-  * éviter une déco trop longue à poser puis à retirer, +
-  * toujours penser au démontage dès le montage. +
- +
----- +
- +
-===== 🕰️ Déroulé type du jour J ===== +
- +
-===== Avant l’ouverture ===== +
- +
-  * dernier point météo, +
-  * mise au froid des boissons, +
-  * mise en place du bar, +
-  * vérification accueil / listes, +
-  * briefing bénévoles, +
-  * test musique / micro, +
-  * rappel de qui fait quoi à la fermeture. +
- +
-===== Pendant l’accueil ===== +
- +
-  * contrôle HelloAsso, +
-  * orientation des familles, +
-  * ambiance musicale déjà en place, +
-  * service apéro fluide. +
- +
-===== Pendant la soirée ===== +
- +
-  * garder un bar simple, +
-  * servir rapidement, +
-  * veiller au réassort discret, +
-  * lancer les animations sans casser l’ambiance, +
-  * surveiller la propreté au fil de l’eau. +
- +
-===== Fin de soirée ===== +
- +
-  * annoncer progressivement la fermeture, +
-  * ranger ce qui peut l’être sans brutalité, +
-  * trier les restes, +
-  * démonter le matériel sensible, +
-  * mobiliser immédiatement l’équipe rangement et les personnes encore sur place. +
- +
----- +
- +
-===== 🧹 Rangement et remise en état ===== +
- +
-C’est **le sujet prioritaire**. +
- +
-La réussite de la soirée se mesure aussi au fait de : +
-  * ne pas finir à 3 personnes épuisées, +
-  * laisser les lieux propres, +
-  * restituer un espace impeccable, +
-  * éviter que le rangement repose toujours sur les mêmes. +
- +
-===== Règles à poser ===== +
- +
-  * prévoir une **équipe rangement dédiée**, +
-  * l’annoncer dès le recrutement des bénévoles, +
-  * nommer un·e référent·e rangement, +
-  * décider à l’avance : +
-    * ce qui est rangé le soir même, +
-    * ce qui peut être terminé le lendemain matin, +
-    * qui a les clés / accès / consignes. +
- +
-===== À traiter absolument ===== +
- +
-  * déchets et tri, +
-  * tables / bancs, +
-  * bar, +
-  * sonorisation, +
-  * décoration, +
-  * matériel de service, +
-  * stockage des restes, +
-  * état final de la cour / cantine. +
- +
-===== Bon réflexe ===== +
- +
-Prévoir une **checklist de fermeture** imprimée pour éviter les oublis. +
- +
----- +
- +
-===== 💶 Budget et logique financière ===== +
- +
-La Soirée Guinguette n’a pas vocation à être une opération compliquée ou ultra-margeuse.   +
-Elle doit surtout trouver un bon équilibre entre : +
-  * convivialité, +
-  * coût raisonnable, +
-  * charge bénévole maîtrisée, +
-  * petit bénéfice éventuel. +
- +
-===== Principes ===== +
- +
-  * privilégier les achats simples, +
-  * limiter les références, +
-  * éviter le gaspillage, +
-  * ajuster les quantités aux ventes HelloAsso, +
-  * garder une petite marge de sécurité seulement. +
- +
-===== À suivre dans le bilan ===== +
- +
-  * nombre d’entrées, +
-  * répartition adultes / jeunes, +
-  * chiffre d’affaires, +
-  * dépenses, +
-  * bénéfice net, +
-  * restes / pertes, +
-  * charge réelle de préparation et rangement. +
- +
----- +
- +
-===== 📣 Communication ===== +
- +
-===== Canaux ===== +
- +
-  * École Directe, +
-  * affiches, +
-  * site APEL, +
-  * éventuellement réseaux / WhatsApp selon usages validés. +
- +
-===== Messages à faire passer ===== +
- +
-  * ambiance conviviale et familiale, +
-  * places limitées, +
-  * inscription préalable obligatoire ou fortement recommandée, +
-  * format simple et chaleureux, +
-  * date / horaire / lieu, +
-  * lien HelloAsso. +
- +
-===== Bonnes pratiques ===== +
- +
-  * communiquer assez tôt, +
-  * relancer à échéance régulière, +
-  * montrer que ce n’est pas une soirée “élitiste” ni compliquée, +
-  * valoriser le côté “on vient passer un bon moment ensemble”.+
  • soiree_guinguette.1774335248.txt.gz
  • Dernière modification : 2026/03/24 07:54
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