🕰️ Jour J, rangement, budget et communication [APEL Saint Joseph La Salle de Wattrelos]

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====== 🕰️ Jour J, rangement, budget et communication ======

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===== 🛠️ Installation le samedi =====

L’après-midi du jour même :
  * sortir les tables et bancs
  * installer les guirlandes
  * préparer les zones de circulation
  * monter l’espace son
  * prévoir les espaces de service
  * organiser les stocks
  * anticiper le coin déchets / tri
  * prévoir quelques affiches de consignes pour le soir même, notamment sur le caractère **non-fumeur** de la soirée

===== Points de vigilance =====

  * ne pas gêner les circulations
  * sécuriser les câbles
  * protéger ce qui craint la pluie
  * éviter une déco trop longue à poser puis à retirer
  * toujours penser au démontage dès le montage

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===== 🕰️ Déroulé type du jour J =====

==== Avant l’ouverture ====

  * dernier point météo
  * mise au froid des boissons
  * mise en place du bar
  * vérification accueil / listes
  * briefing bénévoles
  * test musique / micro
  * rappel de qui fait quoi à la fermeture

==== Pendant l’accueil ====

  * contrôle HelloAsso
  * orientation des familles
  * ambiance musicale déjà en place
  * service apéro fluide

==== Pendant la soirée ====

  * garder un bar simple
  * servir rapidement
  * veiller au réassort discret
  * lancer les animations sans casser l’ambiance
  * surveiller la propreté au fil de l’eau

==== Fin de soirée ====

  * annoncer progressivement la fermeture
  * ranger ce qui peut l’être sans brutalité
  * trier les restes
  * démonter le matériel sensible
  * mobiliser immédiatement l’équipe rangement et les personnes encore sur place

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===== 📌 Affichage et consignes =====

Prévoir quelques affiches simples, lisibles et cohérentes, pour éviter les malentendus et fluidifier la soirée.

===== Affichages utiles =====

  * **Accueil / billetterie**
  * **Bar / boissons**
  * **Repas / desserts**
  * **Tri des déchets**
  * **Toilettes**
  * **Sortie**
  * **Plan B en cas de repli intérieur** si besoin

===== Consignes à afficher =====

  * **Soirée non-fumeur**
  * **Pas de vapotage dans l’enceinte de la soirée** si cette consigne est retenue
  * **Merci de respecter les lieux**
  * **Merci de déposer vos déchets au bon endroit**
  * **Merci de garder l’espace propre et convivial**

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===== Recommandations =====

  * utiliser des affiches courtes, visibles et sans surcharge
  * harmoniser le style des affiches
  * prévoir l’affichage dès la préparation, pas au dernier moment
  * positionner les affiches aux endroits stratégiques : entrée, bar, zones de passage, espace repas

> L’affichage ne sert pas à décorer. Il sert à éviter d’avoir à répéter vingt fois les mêmes consignes pendant la soirée.

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===== 🧹 Rangement et remise en état =====

C’est **le sujet prioritaire**.

La réussite de la soirée se mesure aussi au fait de :
  * ne pas finir à 3 personnes épuisées
  * laisser les lieux propres
  * restituer un espace impeccable
  * éviter que le rangement repose toujours sur les mêmes

===== Règles à poser =====

  * prévoir une **équipe rangement dédiée**
  * l’annoncer dès le recrutement des bénévoles
  * nommer un·e référent·e rangement
  * décider à l’avance :
    * ce qui est rangé le soir même
    * ce qui peut être terminé le lendemain matin
    * qui a les clés / accès / consignes

===== À traiter absolument =====

  * déchets et tri
  * tables / bancs
  * bar
  * sonorisation
  * décoration
  * matériel de service
  * stockage des restes
  * état final de la cour / cantine

===== Bon réflexe =====

Prévoir une **checklist de fermeture** imprimée pour éviter les oublis.

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===== 💶 Budget et logique financière =====

La Soirée Guinguette n’a pas vocation à être une opération compliquée ou ultra-margeuse.  
Elle doit surtout trouver un bon équilibre entre :
  * convivialité
  * coût raisonnable
  * charge bénévole maîtrisée
  * petit bénéfice éventuel

===== Principes =====

  * privilégier les achats simples
  * limiter les références
  * éviter le gaspillage
  * ajuster les quantités aux ventes HelloAsso
  * garder une petite marge de sécurité seulement

===== À suivre dans le bilan =====

  * nombre d’entrées
  * répartition adultes / jeunes
  * chiffre d’affaires
  * dépenses
  * bénéfice net
  * restes / pertes
  * charge réelle de préparation et rangement

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===== 📣 Communication =====

===== Canaux =====

  * École Directe
  * affiches
  * site APEL
  * éventuellement réseaux / WhatsApp selon usages validés

===== Messages à faire passer =====

  * ambiance conviviale et familiale
  * places limitées
  * inscription préalable obligatoire ou fortement recommandée
  * format simple et chaleureux
  * date / horaire / lieu
  * lien HelloAsso

===== Bonnes pratiques =====

  * communiquer assez tôt
  * relancer à échéance régulière
  * montrer que ce n’est pas une soirée “élitiste” ni compliquée
  * valoriser le côté “on vient passer un bon moment ensemble”