🧑‍🤝‍🧑 Organisation bénévole et rétroplanning [APEL Saint Joseph La Salle de Wattrelos]

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====== 🧑‍🤝‍🧑 Organisation bénévole et rétroplanning ======

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===== Organisation bénévole =====

Pour que la soirée reste agréable, il faut répartir clairement les missions.  
Le point critique n’est pas seulement l’installation ou le service : c’est surtout **le rangement**.

===== Commissions / équipes à prévoir =====

==== 1. Pilotage général ====

  * suit le rétroplanning
  * centralise les décisions
  * arbitre si besoin
  * garde la vue d’ensemble

==== 2. Communication / billetterie ====

  * HelloAsso
  * messages École Directe
  * affiches
  * relances
  * suivi des inscriptions

==== 3. Achats / logistique nourriture ====

  * calcule les quantités
  * prépare la liste d’achats
  * organise le stockage
  * gère la chaîne froid / boissons

==== 4. Installation / décoration ====

  * mise en place de la cour
  * guirlandes
  * tables
  * bancs
  * signalétique
  * ambiance visuelle

==== 5. Bar / service ====

  * accueil au bar
  * service boissons
  * encaissements si ventes complémentaires
  * réassort

==== 6. Animation / technique ====

  * musique
  * micro
  * karaoké
  * scène ouverte
  * jeux

==== 7. Rangement / remise en état ====

  * démontage
  * tri
  * remise en place
  * nettoyage
  * stockage du matériel
  * vérification finale du site

> Cette équipe doit être constituée **en amont**, avec des personnes identifiées.  
> Le rangement ne doit jamais reposer sur “on verra à la fin”.

L’organisation des bénévoles peut se faire sur [[https://benevoles.apelstjosephwattrelos.fr/|l’outil d’inscription des bénévoles]].

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===== 📅 Rétroplanning conseillé =====

==== 2 à 3 mois avant ====

  * fixer la date avec le collège
  * confirmer le lieu et le plan B
  * désigner un binôme pilote
  * définir le format général
  * estimer la jauge
  * lancer la réflexion SACEM
  * répartir les commissions

==== 6 à 8 semaines avant ====

  * ouvrir HelloAsso
  * préparer la communication
  * lister le matériel disponible
  * caler les animations possibles
  * recenser les besoins bénévoles

==== 3 à 4 semaines avant ====

  * lancer les relances familles
  * commencer le suivi des inscriptions
  * ajuster le menu
  * confirmer les prestataires / achats
  * recruter l’équipe rangement

==== 10 à 15 jours avant ====

  * vérifier les quantités prévisionnelles
  * établir les plannings bénévoles
  * préparer les affichages
  * vérifier le matériel son
  * vérifier rallonges, lumières, Ecocups, glacières, sacs-poubelle

==== Semaine de l’événement ====

  * achats non périssables
  * impression listes / billets / rôles
  * rappel bénévoles
  * point météo
  * validation définitive du plan A / plan B

==== Veille / jour J ====

  * achats frais
  * pré-préparation alimentaire si nécessaire
  * installation de la cour
  * tests techniques
  * briefing rapide des bénévoles