Conseil d’Administration (CA) de l’APEL

Le Conseil d’Administration est le moteur de l'association. Il assure le pilotage stratégique, le suivi des projets et le lien constant avec la communauté éducative.

Cette page détaille son fonctionnement pour garantir des réunions efficaces et utiles.

En bref : 3 réunions par an + l'AG | Décisions collégiales | Lien avec la direction.

Le CA se réunit trois fois par an (hors Assemblée Générale).

• CA de Rentrée (Novembre) : Lancement des projets, répartition des rôles post-AG.
• CA d'Hiver (Janvier/Février) : Point d'étape, ajustements budgétaires, préparation des événements de printemps/Pâques.
• CA de Printemps (Mars/Avril) : Préparation de la fête de l'école, bilan intermédiaire, anticipation de l'année suivante.

À noter : L'AG (Septembre/Octobre) est un temps fort distinct qui valide le bilan de l'année écoulée et élit le nouveau CA.

La mixité des participants garantit la fluidité des informations.

Les membres votants :

• Les membres élus de l'APEL (Bureau + Administrateurs).

Les invités consultatifs (voix consultative) :

• La Direction : Chef·fe d'établissement (1er et/ou 2nd degré). Indispensable pour valider la faisabilité des projets.
• Responsables de niveau : Selon les sujets.
• Invités ponctuels : Experts, parents porteurs d'un projet spécifique, représentant OGEC.

Une bonne réunion se joue avant le jour J.

J-15 à J-7 :

• [ ] Définir la date en accord avec la direction.
• [ ] Établir l'Ordre du Jour (ODJ) avec le bureau.
• [ ] Envoyer la convocation (Email pour le formel + WhatsApp pour le rappel).

J-2 :

• [ ] Préparer le support visuel (Diaporama).
• [ ] Vérifier la disponibilité de la salle et du matériel (clés, vidéoprojecteur, code wifi).

L'ordre du jour doit être partagé en amont pour permettre à chacun de réfléchir aux sujets.

📢 **Conseil d’Administration APEL**
📅 **Date :** [Date]
⏰ **Heure :** [Heure début] - [Heure fin prévue]
📍 **Lieu :** [Salle / Collège]

Bonjour à tous,
Voici les points principaux à l'ordre du jour :
🔹 Suivi des actions (CA précédent)
🔹 [Sujet majeur 1]
🔹 [Sujet majeur 2]
🔹 Préparation événement [Nom événement]
🔹 Questions diverses

Merci de confirmer votre présence 👍 ou votre absence.

Pour tenir le timing (idéalement 1h30 à 2h max), suivez ce fil conducteur :

1. Accueil (5 min) : Tour de table rapide, approbation de l'ODJ.
2. Le mot de la Direction (15 min) : Actu de l'établissement, points d'attention.
3. Suivi des actions (10 min) : Revue rapide du CA précédent (Fait / Pas fait).
4. Dossiers en cours (45 min) : Présentation, débat et vote des décisions.
5. Prochains événements (15 min) : Logistique, besoins en bénévoles.
6. Conclusion : Récapitulatif des nouvelles actions et date du prochain CA.

Important : Un Secrétaire de séance doit être désigné au début pour noter les décisions et les responsables d'actions.

Le PV est un document légal et opérationnel.

1. Rédaction : Le secrétaire rédige le PV à partir des notes et du diaporama. Il doit être synthétique.

• Qui : Présents / Excusés / Absents.
• Quoi : Décisions actées (avec résultat des votes si nécessaire).
• Action : Qui fait quoi pour quand ?

2. Validation & Signature : Le PV est relu par le/la Président·e, puis signé (la signature électronique est recommandée pour gagner du temps).

3. Diffusion : Une fois signé, il est partagé :

• Aux membres du CA (via mail ou WhatsApp “Annonces”).
• À la direction de l'établissement.

Un archivage rigoureux facilite la transition entre les équipes d'une année sur l'autre.

Arborescence recommandée : 📂 `APEL [Année Scolaire]`

📂 `02_Reunions_CA`
  📂 `YYYY-MM-DD_CA_Rentree`

Contenu du dossier :

• 📄 L'Ordre du jour.
• 📊 Le support de présentation (PowerPoint/PDF).
• 📝 Le PV signé (Format : `YYYY-MM-DD_PV_CA.pdf`).
• 📎 Les documents annexes présentés.

• Respect du temps : On commence à l'heure, on finit à l'heure.
• Bienveillance : On écoute les avis divergents, mais une fois la décision votée, elle devient celle du groupe.
• Pragmatisme : Chaque problème soulevé doit tendre vers une solution ou une action.