Bienvenue sur le guide d'utilisation de l'application de gestion des événements. Ce guide est divisé en deux parties : l'une pour les parents bénévoles et l'autre pour les administrateurs de l'APEL.

L'application est conçue pour être simple, sécurisée (pas de mot de passe pour les parents) et adaptée aux mobiles.

Note : L'accès à la plateforme est public et ne nécessite pas de création de compte au préalable.

Rendez-vous sur la page d'accueil du portail. Vous y trouverez deux sections :

• Les événements à venir : Ce sont les événements ouverts aux inscriptions. Cliquez sur le bouton “Voir les postes & S'inscrire”.
• Les événements terminés : Ils sont grisés et archivés pour consultation uniquement.

Une fois sur la page de l'événement, le processus est le suivant :

1. Lire la description : Cliquez sur “Voir la description” pour avoir tous les détails de l'événement.
2. Choisir un Poste (Pôle) : Les missions sont listées (ex: “Buvette”, “Sécurité”, “Installation”). Cliquez sur le titre d'un poste pour voir les détails.
3. Sélectionner ses disponibilités :
   • Poste avec créneaux horaires : Cochez les cases correspondant à vos heures de disponibilité.
     • Note : Les créneaux complets apparaissent grisés et ne peuvent plus être cochés.
     • Attention : Le système vous empêchera de sélectionner deux créneaux qui se chevauchent sur le même horaire.
   • Poste sans horaire spécifique : Cochez simplement la case “Je m'inscris pour ce poste”.
4. Remplir ses informations :
   • Prénom & Nom : Indispensables pour le planning.
   • Nombre de personnes : Vous venez en couple ou avec un ami ? Indiquez “2” (ou plus) dans la case quantité pour réserver plusieurs places d'un coup.
   • Email : Très important. C'est sur cette adresse que vous recevrez votre lien de gestion.
   • Commentaire : Facultatif (ex: “Je peux ramener une glacière”).

Cliquez sur “Valider mon inscription”. Un message de succès apparaîtra.

Le système ne demande pas de mot de passe. À la place, vous recevez immédiatement un email de confirmation contenant un lien personnel et sécurisé.

⚠️ Important : Ce lien est votre seule clé d'accès pour modifier ou annuler vos inscriptions plus tard. Gardez-le précieusement !

En cliquant sur le lien reçu par email, vous accédez à votre tableau de bord personnel “Gérer mes inscriptions”.

• Vue d'ensemble : Retrouvez la liste de tous vos engagements passés et futurs.
• Export Calendrier (ICS) : Cliquez sur l'icône de calendrier pour télécharger l'événement et l'ajouter automatiquement à votre agenda (Google, Outlook, Apple…).
• Annuler une inscription :
  • Cliquez sur l'icône Poubelle à côté d'un créneau.
  • Une confirmation vous sera demandée.
  • La place est alors immédiatement libérée pour un autre parent.
• Suppression totale (RGPD) : Tout en bas de page, la section “Options avancées” vous permet de supprimer définitivement toutes vos données de nos serveurs.

Lien perdu ? Sur la page d'accueil, cliquez sur “Lien de gestion perdu ?” en bas de page. Entrez votre email pour recevoir un nouveau lien d'accès instantanément.

L'administration permet de créer les événements, configurer les plannings et suivre les bénévoles.

L'accès se fait via l'URL /admin.

• Super Administrateur : Accès total à la configuration, gestion des autres utilisateurs et suppression d'événements.
• Éditeur : Accès uniquement aux événements qui lui ont été assignés par un Super Admin.

Depuis la liste des événements, cliquez sur “Créer un événement”.

• Titre & Description : Utilisez le format Markdown pour mettre en forme le texte (gras, listes…).
• Slug : Généré automatiquement (c'est l'adresse web de l'événement).
• Dates : Définissent la durée globale de l'événement.
• Configuration Emails :
  • Nom/Email expéditeur : Personnalisez qui envoie le mail (ex: “APEL Kermesse”).
  • Emails de notification : Ajoutez les emails des organisateurs (séparés par des virgules) pour recevoir une alerte à chaque nouvelle inscription parent.
• Visibilité : Laissez l'interrupteur sur “Inactif” tant que vous configurez les créneaux. Passez-le sur “Actif” pour ouvrir les inscriptions au public.

Astuce : Vous pouvez dupliquer un événement existant (avec tous ses postes et créneaux) via l'icône de copie dans la liste des événements.

C'est le cœur de la gestion. Dans la page “Gérer” de l'événement :

Un poste représente une mission (ex: Buvette).

• Avec créneaux horaires : Cochez la case “Gérer ce poste avec des créneaux”.
• Sans créneaux (Quota global) : Décochez la case et définissez simplement un nombre max de participants (ex: “Nous avons besoin de 10 personnes pour faire des gâteaux chez elles”).
• Champs personnalisés : Vous pouvez demander des infos spécifiques pour ce poste (ex: “Classe de l'enfant”, “Taille de t-shirt”). Ces champs apparaîtront sur le formulaire d'inscription.

Une fois le poste créé, ouvrez-le pour ajouter les horaires :

Ajout manuel : Un par un (utile pour les ajustements).

Ajout en masse (Recommandé) :

1. Sélectionnez les jours sur le calendrier (ex: le samedi et le dimanche).
2. Définissez vos modèles (ex: 10h-12h, 12h-14h, 14h-16h).
3. Définissez le nombre de places par créneau (ex: 3 personnes).
4. Validez : le système génère tous les créneaux d'un coup.

Duplication : Vous pouvez copier tous les créneaux d'une journée vers une autre, ou copier tous les créneaux d'un poste vers un autre poste (avec décalage de jours possible).

Dans la page de gestion de l'événement :

Vues des Inscrits :

• Liste Détaillée : Vue classique par poste.
• Vue Visuelle (Timeline) : Permet de voir graphiquement les “trous” dans le planning heure par heure.

Actions sur un bénévole :

• Modifier : Vous pouvez changer son créneau, son nom, ou le nombre de personnes.
• Note : Si vous changez l'heure d'un créneau, le bénévole reçoit automatiquement un email de notification.
• Répondre : Si un bénévole a laissé un commentaire, une icône apparait. Vous pouvez lui répondre directement par email depuis l'interface.
• Supprimer : Désinscrire un bénévole (il recevra un email d'annulation).

Communication : Utilisez le bouton “Contacter les bénévoles” en haut de page.

• Sélectionnez les postes ciblés (ex: envoyer un mail uniquement à la “Sécurité”).
• Rédigez votre message.
• Utilisez la balise [PRENOM] : elle sera remplacée automatiquement par le prénom du destinataire.

Export : Le bouton “Exporter en CSV” génère un fichier Excel complet avec toutes les données (y compris les champs personnalisés) pour le jour J.

Le système travaille pour vous :

• Confirmation immédiate : Envoi du mail récapitulatif lors de l'inscription.
• Notification Admin : Si configuré, les admins reçoivent un mail à chaque mouvement.
• Alerte modification : Si un admin déplace un créneau, le bénévole est prévenu.
• Rappel Automatique (J-3) :
  • Un script automatique tourne chaque jour.
  • Il envoie un email de rappel à tous les bénévoles inscrits pour un créneau qui a lieu dans 3 jours.
  • Ce mail rappelle l'heure, le poste et contient le lien pour annuler en cas d'empêchement de dernière minute.