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📑 DĂ©claration en PrĂ©fecture aprĂšs l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale

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📌 Fiche Express
🎯 Objectif : DĂ©clarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’APEL en prĂ©fecture aprĂšs l’AG.
đŸ—“ïž Quand : Dans les 3 mois suivant l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (idĂ©alement sous 2 semaines).
📎 Documents : PV d’AG signĂ©, feuille de prĂ©sence, listes CA & Bureau, statuts, infos personnelles via Google Form.
đŸ–‹ïž Signature : PrĂ©sident et secrĂ©taire sortants.
🌐 Site officiel : [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1119](https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1119)
📧 En cas de silence : Relancer la prĂ©fecture aprĂšs 1 mois avec le numĂ©ro de dossier.
📁 Archivage : Drive → `/01_Administration/PrĂ©fecture/[AnnĂ©e scolaire]/`

🎯 Objectif

Effectuer la dĂ©claration officielle du nouveau Conseil d’Administration (CA) et du Bureau de l’APEL auprĂšs de la PrĂ©fecture, Ă  la suite de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale annuelle. Cette dĂ©marche est obligatoire et conditionne la validitĂ© lĂ©gale du bureau Ă©lu ainsi que la mise Ă  jour des signatures Ă  la banque.

đŸ—“ïž Quand la faire ?

  • ImmĂ©diatement aprĂšs l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (gĂ©nĂ©ralement dĂ©but octobre).
  • Le dĂ©lai lĂ©gal est de 3 mois maximum aprĂšs l’élection.
  • Tant que la dĂ©claration n’est pas enregistrĂ©e, l’ancien bureau reste officiellement en fonction.

📋 Documents Ă  rĂ©unir

Document Description & DĂ©tails
1. ProcĂšs-verbal de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (PV) C’est le bilan complet de l’AG : rapport moral, financier, budget prĂ©visionnel, Ă©lections.
➕ Annexes obligatoires : feuille de prĂ©sence signĂ©e des parents prĂ©sents.
📌 Signature requise : par le prĂ©sident et le secrĂ©taire de l’annĂ©e sortante (avant renouvellement).
2. Liste du nouveau Conseil d’Administration Doit mentionner les noms, prĂ©noms, professions, nationalitĂ©s et adresses complĂštes de tous les membres Ă©lus.
3. Liste du Bureau Mentionner clairement les fonctions : président, vice-président(s), trésorier, secrétaire, etc.
4. Données individuelles des membres du CA Recueillies via le Google Form interne APEL (pré-rempli chaque année).
📹 Lien Ă  envoyer aux membres Ă©lus dĂšs la fin de l’AG.
5. Statuts de l’association Version en vigueur (modĂšle diocĂ©sain validĂ© en 2025).
Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”.

đŸ–‹ïž Signature et Validation

  • Le PV d’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale doit ĂȘtre signĂ© par le prĂ©sident et le secrĂ©taire sortants.
  • La feuille de prĂ©sence doit ĂȘtre certifiĂ©e conforme par ces mĂȘmes personnes.
  • Les documents peuvent ĂȘtre signĂ©s Ă©lectroniquement via un outil comme LexCommunity (solution Ă©quivalente Ă  DocuSign).

> ✔ Avantage : authentification simple et traçable, sans impression papier.

  • Une fois les signatures recueillies, le PV complet est converti en PDF unique (PV + feuille de prĂ©sence).

🌐 DĂ©claration sur le site de la PrĂ©fecture

La dĂ©marche s’effectue en ligne sur le site officiel : 👉 [https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1119](https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F1119)

Étapes principales : 

1. Se connecter ou crĂ©er un compte avec une adresse dĂ©diĂ©e Ă  l’APEL.  
2. Choisir : **“Modifier la composition du bureau ou du conseil d’administration”**.  
3. Joindre :
   * Le **PV signé** (PDF complet).  
   * La **liste des membres du CA** et du **bureau**.  
   * Les **statuts** si une mise Ă  jour a eu lieu.  
4. Valider la déclaration et conserver le **numéro de dossier**.

Un récépissé est envoyé par mail quelques jours aprÚs validation.

📌 Si aucune rĂ©ponse au bout d’un mois, relancer la prĂ©fecture en mentionnant le numĂ©ro de dĂ©claration.

đŸ§Ÿ À quoi sert le rĂ©cĂ©pissĂ© ?

Le récépissé de déclaration atteste officiellement du nouveau bureau. Il est indispensable pour :

  • Mettre Ă  jour les signatures et accĂšs bancaires (prĂ©sident / trĂ©sorier).
  • Modifier les mandataires auprĂšs des partenaires (banque, assurances, fournisseurs).
  • Garantir la lĂ©gitimitĂ© du bureau dans toutes les dĂ©marches administratives.

⚠ Cas particuliers

Situation Démarche complémentaire
Changement de statuts Nécessite une Assemblée Générale Extraordinaire.
➕ Convocation au moins 15 jours avant avec ordre du jour prĂ©cisant les modifications.
➕ PrĂ©sence d’au moins la moitiĂ© des membres du CA pour atteindre le quorum.
➕ Feuille de prĂ©sence certifiĂ©e, PV signĂ© et nouveau texte de statuts Ă  joindre Ă  la dĂ©claration.
Absence de retour préfecture (>1 mois) Envoyer un mail de relance en joignant le PV, la date de dépÎt et le numéro de dossier.
Perte du récépissé Contacter la préfecture par e-mail avec le numéro de déclaration pour obtenir un duplicata.

🧭 Bonnes pratiques

  • Envoyer le formulaire Google dĂšs le lendemain de l’AG, avec une date limite d’une semaine.
  • Archiver chaque annĂ©e le dossier complet (PV + feuille de prĂ©sence + rĂ©cĂ©pissĂ© + listes) dans le Drive APEL →

`/01_Administration/Préfecture/[Année scolaire]/`

  • Noter le numĂ©ro de rĂ©cĂ©pissĂ© dans le tableau de suivi administratif du bureau.
  • PrĂ©voir un rappel dans le calendrier APEL pour la vĂ©rification annuelle des coordonnĂ©es du CA.

🗂 Exemple – Dossier PrĂ©fecture 2025/2026

  • PV AG du 09/10/2025 signĂ© par *Natalina MACKRÉ* & *Jean-Christophe CAMUS*
  • Liste CA : 15 membres Ă©lus
  • Liste Bureau : 8 membres avec rĂ©partition des rĂŽles
  • Statuts mis Ă  jour le 09/10/2025 selon le modĂšle diocĂ©sain 2021

💡 RĂ©fĂ©rence :

  • Statuts de l’APEL Saint Joseph Wattrelos – version adoptĂ©e le 09/10/2025
  • PV d’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale 2025
  • Liste officielle du CA et du Bureau 2025/2026
  • declaration_prefecture.1760690875.txt.gz
  • DerniĂšre modification : 2025/10/17 10:47
  • de adminapel