📑 Déclaration en Préfecture après l’Assemblée Générale

Ceci est une ancienne révision du document !

📌 Fiche Express
🎯 Objectif : Déclarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’APEL en préfecture après l’AG.
🗓️ Quand : Dans les 3 mois suivant l’Assemblée Générale (idéalement au plus tôt).
📎 Documents : PV d’AG signé, feuille de présence, listes CA & Bureau, infos personnelles des membres du CA via Google Form.
🖋️ Signature : Président et secrétaire sortants.
🌐 Site officiel : TBC
📧 En cas de silence : Relancer la préfecture après 1 mois avec le numéro de dossier.
📁 Archivage : Drive → `TBC`

Effectuer la déclaration officielle du nouveau Conseil d’Administration (CA) et du Bureau de l’APEL auprès de la Préfecture, à la suite de l’Assemblée Générale annuelle. Cette démarche est obligatoire et conditionne la validité légale du bureau élu ainsi que la mise à jour des signatures à la banque.

Immédiatement après l’Assemblée Générale (généralement début octobre).
Le délai légal est de 3 mois maximum après l’élection.
Tant que la déclaration n’est pas enregistrée, l’ancien bureau reste officiellement en fonction.

Document	Description & Détails
1. Procès-verbal de l’Assemblée Générale (PV)	C’est le bilan complet de l’AG : rapport moral, financier, budget prévisionnel, élections. ➕ Annexes obligatoires : feuille de présence signée des parents présents. 📌 Signature requise : par le président et le secrétaire de l’année sortante (avant renouvellement).
2. Liste du nouveau Conseil d’Administration
3. Liste du Bureau	Mentionner clairement les fonctions : président, vice-président(s), trésorier, secrétaire, etc.
4. Données individuelles des membres du CA	Doit mentionner les noms, prénoms, professions, nationalités et adresses complètes de tous les membres élus (utilisé uniquement pour la déclaration en préfecture). Recueillies via le Google Form interne APEL (pré-rempli chaque année). 📨 Lien à envoyer aux membres élus au plus tôt après l’AG.
5. Statuts de l’association	Version en vigueur (modèle diocésain validé en 2025). Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”.

Le PV d’Assemblée Générale doit être signé par le président et le secrétaire sortants.
La feuille de présence doit être certifiée conforme par ces mêmes personnes et mise en annexe du PV.
Le tout est à exporter en PDF.
Les documents peuvent être signés électroniquement via un outil comme https://www.lex.community/ (solution équivalente à DocuSign).

> ✔️ Avantage : authentification simple et traçable, sans impression papier.

Une fois les signatures recueillies, télécharger le PV complet en un PDF unique (PV + feuille de présence).

La démarche s’effectue en ligne sur le site officiel : 👉 TBC

Étapes principales (TBC) :

1. Se connecter ou créer un compte avec une adresse dédiée à l’APEL (TBC).  
2. Choisir : **“Modifier la composition du bureau ou du conseil d’administration”**.  
3. Joindre :
   * Le **PV signé** (PDF complet).  
   * La **liste des membres du CA** et du **bureau**.  
   * Les **statuts** si une mise à jour a eu lieu.  
4. Valider la déclaration et conserver le **numéro de déclaration**.

Un récépissé est envoyé par mail quelques jours/semaines après validation par la préfecture.

📌 Si aucune réponse au bout d’un mois, relancer la préfecture en mentionnant le numéro de déclaration.

Le récépissé de déclaration atteste officiellement du nouveau CA et bureau. Il est indispensable pour :

Mettre à jour les signatures et accès bancaires (président / trésorier).
Modifier les mandataires auprès des partenaires (banque, assurances, fournisseurs).
Garantir la légitimité du bureau dans toutes les démarches administratives.

Situation	Démarche complémentaire
Changement de statuts	Nécessite une Assemblée Générale Extraordinaire. ➕ Convocation au moins 15 jours avant avec ordre du jour précisant les modifications. ➕ Présence d’au moins la moitié des membres du CA pour atteindre le quorum. ➕ Feuille de présence certifiée, PV signé et nouveau texte de statuts signé par président·e/secrétaire à joindre à la déclaration.
Absence de retour préfecture (>1 mois)	Envoyer un mail de relance en joignant le numéro de déclaration.
Perte du récépissé	Contacter la préfecture par e-mail avec le numéro de déclaration pour obtenir un duplicata.

Envoyer le formulaire Google aux nouveaux membres du CA au plus tôt après l’AG, avec une date limite d’une semaine pour le compléter, n'hésitez pas à relancer.
Archiver chaque année le dossier complet (PV + feuille de présence + récépissé + listes) dans le Drive APEL →

`TBC`

Noter le numéro de récépissé dans le tableau de suivi administratif du bureau.

PV AG du 09/10/2025 signé par *Identité Président·e* & *Identité Secrétaire*
Liste CA : 15 membres élus
Liste Bureau : 8 membres avec répartition des rôles
Statuts mis à jour le 09/10/2025 selon le modèle diocésain 2021