📑 Déclaration en Préfecture après l’Assemblée Générale

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📌 Fiche Express

• 🎯 Objectif : Déclarer officiellement en préfecture le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’APEL après l’AG.
• 🗓️ Quand : Dans les 3 mois suivant l’Assemblée Générale (idéalement au plus tôt).
• 📎 Documents :
  1. PV d’AG signé
  2. Feuille de présence
  3. Listes CA & Bureau
  4. Infos personnelles des membres du CA (Google Form)
  5. Statuts si modifiés
• 🖋️ Signature : Président et secrétaire sortants.
• 🌐 Site officiel :
  1. Portail associations : https://www.service-public.fr/associations
  2. Fiche “Modification des dirigeants” : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797
  3. Formulaire direct : https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification
• 📧 En cas de silence : Relancer la préfecture après 1 mois avec le numéro de dossier.
• 📁 Archivage : Drive → \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\`

Effectuer la déclaration officielle du nouveau Conseil d’Administration (CA) et du Bureau de l’APEL auprès de la Préfecture, à la suite de l’Assemblée Générale annuelle.

Cette démarche est obligatoire et conditionne :

• la validité légale du bureau élu,
• la mise à jour des signatures bancaires et des mandats administratifs.

• À faire dès que possible après l’Assemblée Générale (généralement début octobre).
• Le délai légal est de 3 mois maximum après la date de l’AG.
• Tant que la déclaration n’est pas enregistrée, l’ancien bureau reste officiellement en fonction.

1. Procès-verbal de l’Assemblée Générale (PV) Contenu :

• Rapport moral
• Rapport financier
• Budget prévisionnel
• Élections du CA et du Bureau
• Résolutions éventuelles (statuts, décisions majeures)

Annexes :

• Feuille de présence signée des parents présents à l’AG.

Signatures :

• Le PV doit être daté et signé par le président et la secrétaire de l’année sortante (avant renouvellement).

Format :

• Exporter le tout en un seul PDF (PV + feuille de présence).
• Les signatures peuvent être électroniques via https://www.lex.community/.

2. Liste du nouveau Conseil d’Administration

• Liste complète des membres élus en CA (même s’ils n’ont pas de fonction de bureau).
• Cette liste doit correspondre exactement à celle figurant dans le PV d’AG.

3. Liste du Bureau

• Mentionner clairement les fonctions :
  1. Président / Présidente
  2. Vice-président·e(s) s’il y en a
  3. Trésorier / Trésorière (+ adjoint·e si besoin)
  4. Secrétaire (+ adjoint·e si besoin)
• Le Bureau fait partie du CA, il doit donc être cohérent avec la liste du CA.

4. Données individuelles des membres du CA Données nécessaires pour chaque membre du CA (y compris bureau) :

• Nom
• Prénom
• Adresse postale complète
• Nationalité
• Profession
• Fonction dans l’association (CA, président, trésorier, etc.)

Recueil :

• Via le Google Form interne APEL, pré-rempli chaque année.
• Lien à envoyer aux membres élus au plus tôt après l’AG.
• Prévoir une date limite pour la réponse et relancer les retardataires.

5. Statuts de l’association

• Version en vigueur (modèle diocésain validé en 2025).
• À joindre uniquement en cas de modification des statuts lors de l’AG.
• Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”.

• Le PV d’Assemblée Générale doit être signé par le président et la secrétaire sortants.
• La feuille de présence doit être annexée au PV.
• Les signatures peuvent être électroniques via https://www.lex.community/.
• Une fois les signatures recueillies :
  1. Générer un PDF unique (PV + feuille de présence).
  2. Vérifier lisibilité et cohérence (date, année, liste CA & bureau).

La démarche se fait en ligne, via le portail Service Public.

1. Accès au formulaire

• Portail général : https://www.service-public.fr/associations
• Fiche détaillée : https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797
• Accès direct au formulaire de modification :

https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification

2. Connexion et choix de l’association

1. Se connecter avec le compte utilisé pour l’association.
2. Choisir l’association à modifier (normalement une seule est affichée).

3. Motif de la déclaration

• Sélectionner :
  • *« A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association » 4. Remplir le formulaire 4.1. Informations du déclarant * Renseigner les informations de la personne qui fait la déclaration (souvent le/la secrétaire du nouveau bureau). * Le numéro RNA de l’association est pré-rempli. * Cliquer sur « Rechercher » pour charger la fiche de l’association. * Vérifier les informations affichées puis cliquer sur « Suivant ». 4.2. Déclaration des dirigeant·es * Se munir du PV d’AG et de la liste des membres du CA. Étapes : - Indiquer la date de l’Assemblée Générale. - Renseigner le Dirigeant 1 : la personne qui déclare. - Renseigner le Dirigeant 2 : le/la président·e. - Cliquer sur « Ajouter un dirigeant + » pour ajouter : - tous les membres du Bureau, - tous les autres membres du CA. - Vérifier que : - la liste saisie est complète, - elle correspond exactement à celle du PV d’AG. —- ==== 📎 Pièces justificatives à joindre ==== Dans la section « Pièces justificatives » du formulaire : * Joindre le PV d’AG signé (PDF unique avec feuille de présence). * Joindre les statuts uniquement s’ils ont été modifiés. * Vérifier : - le nom du fichier (année, APEL, AG, etc.), - la lisibilité et le bon sens des documents joints. —- ==== ✅ Vérification finale & Validation ==== Dernier écran : récapitulatif * Vérifier : - l’identité de l’association, - la liste des dirigeant·es, - la date de l’AG, - les pièces jointes. Certification sur l’honneur * Cocher la case de certification sur l’honneur des informations déclarées. Validation * Cliquer sur « Valider la demande de modification ». * La demande est alors transmise au greffe des associations. Un numéro de déclaration est affiché ou transmis. * Le noter et le conserver précieusement. —- ==== 🧾 Suivi de la demande & récépissé ==== 1. Récapitulatif de déclaration * Télécharger le récapitulatif PDF après validation. * Bonne pratique : renommer le fichier en intégrant le numéro de déclaration. * L’archiver dans le Drive : \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\` 2. Délai de réponse * Un récépissé est envoyé par mail/plateforme après traitement par la préfecture (délai : quelques jours à quelques semaines). * Si aucune nouvelle après 1 mois : - relancer la préfecture, - mentionner le numéro de déclaration. 3. Archivage du récépissé * Télécharger le récépissé. * Le ranger dans le même dossier que : - le PV d’AG, - la feuille de présence, - le récapitulatif PDF de déclaration. Exemple d’arborescence : * \`0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009\` —- ==== 🧾 À quoi sert le récépissé ? ==== Le récépissé de déclaration atteste officiellement du nouveau CA et du nouveau Bureau. Il est indispensable pour : * Mettre à jour les signatures et pouvoirs bancaires (président / trésorier). * Justifier la légitimité du bureau auprès des partenaires (banque, assurances, fournisseurs, établissement scolaire). * Répondre à toute demande de preuve de représentation de l’association. —- ==== ⚠️ Cas particuliers ==== Changement de statuts * Nécessite une Assemblée Générale Extraordinaire. * Implique : - convocation avec ordre du jour précis, - quorum et modalités prévues par les statuts, - PV spécifique + nouveau texte de statuts signé. * Tous ces éléments sont à joindre lors de la déclaration de modification sur le site. Absence de retour de la préfecture (> 1 mois) * Envoyer un mail de relance - en rappelant le numéro de déclaration, - en joignant le récépissé de dépôt ou le PDF récapitulatif de demande. Perte du récépissé * Contacter la préfecture (mail / téléphone). * Fournir : - le numéro de déclaration, - l’identité de l’association (nom + RNA). * Demander un duplicata. —- ==== 🧭 Bonnes pratiques ==== * Envoyer le Google Form aux nouveaux membres du CA dans les jours qui suivent l’AG, avec : - une date limite claire, - une relance si nécessaire. * Centraliser chaque année le dossier Préfecture (PV + présence + listes + récépissé) dans le Drive : \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\` * Noter le numéro de déclaration et le numéro de récépissé dans le tableau de suivi administratif du bureau. —- ==== 🗂 Exemple – Dossier Préfecture 2025/2026 ==== * PV AG du 09/10/2025 signé par *Identité Président·e sortant·e* & *Identité Secrétaire sortant·e* * Liste CA : 15 membres élus (identique au PV) * Liste Bureau : 8 membres avec répartition des rôles (président, trésorier, secrétaire, etc.) * Statuts : mis à jour le 09/10/2025 selon le modèle diocésain 2021 (si applicable) * Déclaration en ligne réalisée via Service Public, numéro de déclaration consigné dans le suivi administratif * Récépissé de déclaration** archivé dans :

\`0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009\`