📖 Le Manuel de l'APEL

L'Association des Parents d'Élèves (APEL) a pour mission de défendre les intérêts moraux et matériels communs aux parents. Composée uniquement de parents bénévoles, elle vous représente lors des différentes instances (conseils d'école, conseils d'administration) et participe activement à la vie de l'établissement.

L'APEL agit concrètement tout au long de l'année pour :

• Vous représenter : Nous sommes votre voix auprès de la direction et de l'équipe pédagogique.
• Animer la vie de l'école : Nous organisons des événements conviviaux comme le Cross, la kermesse, le forum des métiers et les portes ouvertes.
• Accompagner les élèves : Nous participons à des projets pédagogiques comme le BDI (Bureau de Documentation et d'Information sur les métiers).
• Vous informer : Nous sommes le relais d'information entre l'école et les familles.

Chaque membre du bureau a un rôle clé pour faire vivre l'association. Le bureau est élu chaque année par le Conseil d'Administration, parmi ses membres, à bulletin secret, pendant l'Assemblée Générale, juste après l'élection du CA.

📖 Fiches détaillées : Les rôles du bureau et du Conseil d'Administration — missions concrètes, ce que chaque rôle n'est pas, qualités utiles et fonctions non statutaires.

et Vice-Président(e)s

Missions principales :
* Représente l'association dans tous les actes de la vie civile.
* Préside et anime toutes les réunions (Bureau, CA, AG).
* Est force de proposition pour faire vivre l'APEL.
* Est le relais d'information entre les parents et l'école.

et Secrétaire Adjoint(e)

Missions principales :
* Établit et envoie les convocations aux réunions.
* Rédige et transmet les procès-verbaux (PV) des réunions.

et Trésorier(e) Adjoint(e)

Missions principales :
* Établit le budget prévisionnel de l'association.
* Rédige et présente le rapport financier à l'AG.
* Gère les finances au quotidien (dépenses, adhésions…).
* Suit le reversement des cotisations : la part fédérale est payée au diocèse par le collège (voir Campagne des cotisations).

⚠️ Les membres du bureau ne peuvent pas cumuler leur mandat avec une fonction ou une responsabilité au sein de l'établissement ou de l'OGEC.

🏛️ Notre APEL fait partie d'un mouvement plus large : voir l'organisation fédérative (Apel diocésaine, académique, nationale).

Pour organiser nos actions, nous nous réunissons selon trois formats :

Fréquence : si possible une fois par mois (statuts), et chaque fois que nécessaire C'est le moteur au quotidien. Composé du Président, Trésorier et Secrétaire (et adjoints), il gère les affaires courantes et prépare le travail du Conseil d'Administration, seul organe décisionnaire.

Détail des rôles : Les rôles du bureau et du CA

Changement de membres : La passation du bureau

Fréquence : ~3 fois par an

Détail : Le Conseil d'Administration (CA)

Composé des membres élus (20 au maximum, élus pour un an) et du Chef d'établissement. C'est l'instance de décision : retour sur les événements passés, validation des budgets et préparation des grands projets (BDI, Forum, Kermesse…). C'est le CA qui élit le Bureau, nominativement et à bulletin secret.

Trois absences consécutives sans excuse peuvent valoir démission d'office.

Tout membre du CA doit passer par la vérification du Bulletin n°3 (B3), lors de sa candidature puis chaque rentrée scolaire.

🔒 Données personnelles : ce que l'APEL collecte et comment elle le protège : RGPD — en cas de fuite ou de perte de données : que faire ?

Fréquence : Une fois par an (Octobre) Ouverte à tous les parents. On y présente le bilan moral et financier, on accueille les nouveaux et on procède aux élections des membres du CA. Dans la foulée, pendant l'AG, le nouveau CA élit le bureau.

Candidater, c'est donc candidater au Conseil d'Administration : personne ne devient membre du bureau sans l'avoir choisi. Note : Une AGE (Extraordinaire) peut être convoquée pour modifier les statuts.

L'APEL vous représente dans de nombreuses instances. Voici les principales pour vous aider à choisir où vous impliquer.

Fréquence : Une fois par an

Rôle : Le Conseil d'Établissement est l'instance principale qui aborde les grandes orientations pédagogiques et éducatives du collège. Les représentants élus y ont un rôle essentiel : ils participent aux débats, disposent d'un droit de vote et assurent un compte-rendu à ceux qu'ils représentent.

* Composition : Direction, Responsables de niveau & Vie scolaire, Délégués (personnel, élèves), Parents élus, OGEC.

Fréquence : Quatre fois par an

Rôle : Le CVC est une instance d'échanges conçue pour donner la parole aux élèves et les impliquer activement dans la vie de leur collège. Il permet de faire émerger de nouveaux projets et de coordonner les actions des autres commissions.

* Composition : Direction, Responsables niveau & Vie scolaire, Délégués élèves, Professeur, Parent, Personnel, OGEC.

Fréquence : Une fois par an

Rôle : Cette commission a pour but d'améliorer le bien-être quotidien des élèves. Les débats portent sur des sujets concrets comme le matériel, l'organisation des espaces, la sécurité ou la propreté. Elle émet des propositions d'amélioration soumises à la direction.

* Composition : Direction, Responsable niveau & Vie scolaire, Délégués élèves, Parents.

Fréquence : Une à deux fois par an

Rôle : Cette commission se consacre à l'écologie et au développement durable. Elle évalue les besoins et propose des actions concrètes (gestion des déchets, économies d'énergie, biodiversité…) qui sont ensuite étudiées par la direction.

* Composition : Direction, Responsables niveau & Vie scolaire, Délégués élèves, Parents.

Fréquence : Une fois par période scolaire

Rôle : Cette commission a pour objectif d'échanger sur la composition des repas servis au restaurant scolaire. C'est un lieu de dialogue pour donner son avis et faire des propositions afin d'améliorer la qualité et la variété des menus.

* Composition : Direction, Responsable restauration & diététicienne, Responsables niveau & Vie scolaire, Délégués élèves, Parents.

Vue d'ensemble en image : Les grands moments de l'année.

Dates limites et démarches du bureau (AG, préfecture, part fédérale…) : Les échéances du bureau. Appel de cotisations du diocèse : Campagne des cotisations.

• Septembre
  • Réunion de rentrée : Retour sur fournitures, Visio par niveaux, prépa AG.
  • Présentation 6ème : Rencontre avec les nouveaux parents par classe.
  • AG Visio parents : Présentation durant l'AG et invitation à l'AG APEL.
  • Apéro de l'APEL : Rencontre informelle des parents intéressés, en amont de l'AG.

• Octobre
  • Cross : L'APEL gère la distribution de la collation.
  • Portes ouvertes : Stand APEL pour se présenter aux futurs élèves/parents.
  • Assemblée Générale : Bilan, rapport financier, élection du CA puis du bureau.
  • Action administrative : Faire la déclaration en préfecture suite à l'AG.
  • Réunion BDI : Organisation de l'année (calendrier, documentation…).

• Novembre
  • Yearbook : Distribution aux profs principaux, remerciements à l'Amicale.
  • Conseil d'Administration : Retour événements.
  • Séances BDI 5ème : 1 heure par classe.

• Décembre
  • Forum des métiers : Présentation de corps de métier aux 3ème.
  • Réunion APEL : Ordre du jour selon actualités.

• Janvier
  • Réunion Kermesse : Lancement organisation (objectifs, cibles…).
  • Soutenance Stage 3ème : Les membres APEL complètent les jurys.
  • Conseil d'Administration : Point sur les BDI, visites d'entreprises, forum…

• Février / Mars
  • Séances BDI 4ème : 1 heure par classe.
  • Conférence : Organisation et logistique.
  • Conseil d'Administration : Retour commissions, point kermesse, fournitures…

• Mars / Avril
  • Réunion Kermesse (Suivi) : Suivi de l'organisation : fait / à faire.
  • BDI 6ème : 1 heure par classe.

• Mai
  • Semaine Festive : Soirées jeunes (6e/5e, 4e/3e), Cabaret et Kermesse.

• Juin / Juillet
  • Bilan Kermesse : Retour sur l'événement pour améliorer la prochaine édition.
  • Clôture de l'année : Organisation d'un événement convivial.

• Fin Août
  • Fournitures scolaires : Réception et distribution.