Bienvenue dans le guide d'utilisation de l'application de gestion d'événements et d'inscriptions de bénévoles. Ce document est conçu pour vous aider, que vous soyez un bénévole souhaitant s'inscrire ou un administrateur chargé de la gestion de la plateforme.

🗓️ 1. Consulter les Événements

La page d'accueil est le portail des événements. Vous y trouverez :

• Les événements à venir : Listés en premier, ce sont les événements pour lesquels vous pouvez vous inscrire.
• Les événements terminés : Ils apparaissent grisés et ne sont plus consultables.

✍️ 2. S'inscrire à un Événement

Une fois que vous avez choisi un événement, cliquez sur “Voir les postes & S'inscrire” pour accéder à la page de l'événement.

Processus d'inscription :

• Choisissez votre mission : Les postes disponibles sont présentés dans des sections dépliables.
• Poste avec créneaux : Si le poste est divisé en créneaux horaires, cochez la ou les cases correspondant aux horaires qui vous intéressent. Les créneaux complets sont grisés et non sélectionnables. Un message d'alerte apparaîtra si vous sélectionnez des créneaux qui se chevauchent.
• Poste sans créneau : Cochez simplement la case “Je m'inscris pour ce poste”.
• Remplissez vos informations : Indiquez votre prénom, nom et adresse e-mail dans les champs prévus à cet effet. Ces champs sont obligatoires.
• Validez : Cliquez sur “Valider mon inscription”.

Après validation, vous recevrez un e-mail de confirmation contenant un lien personnel et sécurisé pour gérer vos inscriptions. Conservez cet e-mail précieusement.

⚙️ 3. Gérer ses Inscriptions

Le lien personnel reçu par e-mail vous donne accès à votre page “Gérer mes inscriptions”. Sur cette page, vous pouvez :

• Consulter le récapitulatif de tous les créneaux et postes auxquels vous êtes inscrit(e).
• Vous désinscrire d'un créneau spécifique en cliquant sur l'icône de poubelle. Une confirmation vous sera demandée.
• Ajouter vos créneaux à votre calendrier personnel (Google, Outlook, etc.) en téléchargeant un fichier .ics.
• Supprimer toutes vos données : Une option dans la section “Options avancées” vous permet de supprimer définitivement toutes vos inscriptions et informations personnelles (nom, e-mail).

❓ 4. Lien de Gestion Perdu ?

Si vous avez perdu l'e-mail contenant votre lien de gestion, pas de panique !

• Rendez-vous sur la page d'accueil.
• Cliquez sur le lien “Lien de gestion perdu ?” dans le pied de page.
• Saisissez votre adresse e-mail. Si des inscriptions sont associées à cette adresse, un nouveau lien vous sera envoyé.

🔐 1. Connexion

Pour accéder à l'espace d'administration, rendez-vous sur l'URL /admin et connectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

📊 2. Tableau de Bord

La page d'accueil de l'administration est votre tableau de bord. Il vous offre une vue d'ensemble rapide :

• Prochains Événements : Un accès rapide pour gérer les événements à venir.
• Activité Récente : Un journal des dernières actions (inscriptions, annulations) sur la plateforme.

📅 3. Gestion des Événements

Liste des Événements Cette page affiche tous les événements (“à venir et en cours” / “passés”). Pour chaque événement, vous pouvez :

• Activer/Désactiver : Rendre un événement visible ou non sur le site public.
• Gérer : Accéder à sa page de gestion détaillée (postes, créneaux, inscrits).
• Modifier : Changer ses informations de base (titre, dates, etc.).
• Dupliquer (Super Admin) : Créer une copie conforme (postes et créneaux inclus).
• Supprimer : Effacer définitivement un événement et ses données.

Créer ou Modifier un Événement Le formulaire vous permet de définir :

• Le Titre et la Description.
• Le Slug (partie de l'URL), généré automatiquement mais modifiable.
• Les dates de début et de fin.
• Les emails de notification pour recevoir une alerte à chaque inscription.
• L'état (Actif/Inactif).

📌 4. Page de Gestion d'un Événement

A. Gestion des Postes

• Actions : Ajouter, Modifier, Activer/Désactiver un poste.
• Dupliquer les créneaux : Copier tous les créneaux d'un poste vers un autre (avec décalage de date optionnel).
• Options d'un poste : Géré avec ou sans créneaux, nombre max. de participants, champs personnalisés (ex: “Salle”, “Professeur référent”).

B. Gestion des Créneaux (pour les postes concernés)

• Ajouter un créneau : Crée un créneau unique.
• Ajouter des créneaux en masse : Un outil puissant pour générer de multiples créneaux sur plusieurs jours.
• Actions sur un créneau : Modifier, Dupliquer ou Supprimer un créneau existant.
• Dupliquer une journée : Copier tous les créneaux d'un jour vers une autre date.

👥 5. Gestion des Inscrits

La liste complète des bénévoles inscrits, par poste et par créneau.

Deux vues disponibles :

• Liste Détaillée : Une vue en accordéon qui liste les inscrits par poste, jour et créneau.
• Vue d'ensemble visuelle : Une timeline qui montre l'occupation des créneaux heure par heure.

Actions possibles :

• Supprimer une inscription : Désinscrire manuellement un bénévole (qui recevra un e-mail d'annulation).
• Contacter les bénévoles : Envoyer un e-mail aux inscrits d'un ou plusieurs postes. Utilisez la balise [PRENOM] pour personnaliser.
• Exporter en CSV : Téléchargez la liste complète des inscrits, compatible avec les tableurs comme Excel.

📈 6. Statistiques

Une vue d'ensemble de l'activité sur la plateforme.

• Indicateurs clés : Nombre total de bénévoles uniques, d'inscriptions et d'événements.
• Graphiques : Répartition des inscriptions par événement.
• Top Listes : Classement des bénévoles les plus actifs et des postes les plus demandés.

🧑‍💼 7. Gestion des Utilisateurs

(Super Administrateurs uniquement)

• Créer, modifier, supprimer des comptes administrateurs.
• Assigner des rôles :
  • Éditeur : Ne peut gérer que les événements qui lui sont spécifiquement assignés.
  • Super Administrateur : A un accès complet à tous les événements et fonctionnalités, y compris la gestion des autres utilisateurs.
• Gérer les permissions : Pour un éditeur, vous pouvez cocher les événements auxquels il aura accès.