🕰️ Jour J, rangement, budget et communication

← Retour à la page principale

L’après-midi du jour même :

• sortir les tables et bancs
• installer les guirlandes
• préparer les zones de circulation
• monter l’espace son
• prévoir les espaces de service
• organiser les stocks
• anticiper le coin déchets / tri
• prévoir quelques affiches de consignes pour le soir même, notamment sur le caractère non-fumeur de la soirée

• ne pas gêner les circulations
• sécuriser les câbles
• protéger ce qui craint la pluie
• éviter une déco trop longue à poser puis à retirer
• toujours penser au démontage dès le montage

• dernier point météo
• mise au froid des boissons
• mise en place du bar
• vérification accueil / listes
• briefing bénévoles
• test musique / micro
• rappel de qui fait quoi à la fermeture

• contrôle HelloAsso
• orientation des familles
• ambiance musicale déjà en place
• service apéro fluide

• garder un bar simple
• servir rapidement
• veiller au réassort discret
• lancer les animations sans casser l’ambiance
• surveiller la propreté au fil de l’eau

• annoncer progressivement la fermeture
• ranger ce qui peut l’être sans brutalité
• trier les restes
• démonter le matériel sensible
• mobiliser immédiatement l’équipe rangement et les personnes encore sur place

Prévoir quelques affiches simples, lisibles et cohérentes, pour éviter les malentendus et fluidifier la soirée.

• Accueil / billetterie
• Bar / boissons
• Repas / desserts
• Tri des déchets
• Toilettes
• Sortie
• Plan B en cas de repli intérieur si besoin

• Soirée non-fumeur
• Pas de vapotage dans l’enceinte de la soirée si cette consigne est retenue
• Merci de respecter les lieux
• Merci de déposer vos déchets au bon endroit
• Merci de garder l’espace propre et convivial

• utiliser des affiches courtes, visibles et sans surcharge
• harmoniser le style des affiches
• prévoir l’affichage dès la préparation, pas au dernier moment
• positionner les affiches aux endroits stratégiques : entrée, bar, zones de passage, espace repas

L’affichage ne sert pas à décorer. Il sert à éviter d’avoir à répéter vingt fois les mêmes consignes pendant la soirée.

C’est le sujet prioritaire.

La réussite de la soirée se mesure aussi au fait de :

• ne pas finir à 3 personnes épuisées
• laisser les lieux propres
• restituer un espace impeccable
• éviter que le rangement repose toujours sur les mêmes

• prévoir une équipe rangement dédiée
• l’annoncer dès le recrutement des bénévoles
• nommer un·e référent·e rangement
• décider à l’avance :
  • ce qui est rangé le soir même
  • ce qui peut être terminé le lendemain matin
  • qui a les clés / accès / consignes

• déchets et tri
• tables / bancs
• bar
• sonorisation
• décoration
• matériel de service
• stockage des restes
• état final de la cour / cantine

Prévoir une checklist de fermeture imprimée pour éviter les oublis.

La Soirée Guinguette n’a pas vocation à être une opération compliquée ou ultra-margeuse. Elle doit surtout trouver un bon équilibre entre :

• convivialité
• coût raisonnable
• charge bénévole maîtrisée
• petit bénéfice éventuel

• privilégier les achats simples
• limiter les références
• éviter le gaspillage
• ajuster les quantités aux ventes HelloAsso
• garder une petite marge de sécurité seulement

• nombre d’entrées
• répartition adultes / jeunes
• chiffre d’affaires
• dépenses
• bénéfice net
• restes / pertes
• charge réelle de préparation et rangement

• École Directe
• affiches
• site APEL
• éventuellement réseaux / WhatsApp selon usages validés

• ambiance conviviale et familiale
• places limitées
• inscription préalable obligatoire ou fortement recommandée
• format simple et chaleureux
• date / horaire / lieu
• lien HelloAsso

• communiquer assez tôt
• relancer à échéance régulière
• montrer que ce n’est pas une soirée “élitiste” ni compliquée
• valoriser le côté “on vient passer un bon moment ensemble”