🧑‍🤝‍🧑 Organisation bénévole et rétroplanning

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Pour que la soirée reste agréable, il faut répartir clairement les missions. Le point critique n’est pas seulement l’installation ou le service : c’est surtout le rangement.

• suit le rétroplanning
• centralise les décisions
• arbitre si besoin
• garde la vue d’ensemble

• HelloAsso
• messages École Directe
• affiches
• relances
• suivi des inscriptions

• calcule les quantités
• prépare la liste d’achats
• organise le stockage
• gère la chaîne froid / boissons

• mise en place de la cour
• guirlandes
• tables
• bancs
• signalétique
• ambiance visuelle

• accueil au bar
• service boissons
• encaissements si ventes complémentaires
• réassort

• musique
• micro
• karaoké
• scène ouverte
• jeux

• démontage
• tri
• remise en place
• nettoyage
• stockage du matériel
• vérification finale du site

Cette équipe doit être constituée en amont, avec des personnes identifiées.
Le rangement ne doit jamais reposer sur “on verra à la fin”.

L’organisation des bénévoles peut se faire sur l’outil d’inscription des bénévoles.

• fixer la date avec le collège
• confirmer le lieu et le plan B
• désigner un binôme pilote
• définir le format général
• estimer la jauge
• lancer la réflexion SACEM
• répartir les commissions

• ouvrir HelloAsso
• préparer la communication
• lister le matériel disponible
• caler les animations possibles
• recenser les besoins bénévoles

• lancer les relances familles
• commencer le suivi des inscriptions
• ajuster le menu
• confirmer les prestataires / achats
• recruter l’équipe rangement

• vérifier les quantités prévisionnelles
• établir les plannings bénévoles
• préparer les affichages
• vérifier le matériel son
• vérifier rallonges, lumières, Ecocups, glacières, sacs-poubelle

• achats non périssables
• impression listes / billets / rôles
• rappel bénévoles
• point météo
• validation définitive du plan A / plan B

• achats frais
• pré-préparation alimentaire si nécessaire
• installation de la cour
• tests techniques
• briefing rapide des bénévoles