Différences

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-====== 📑 Déclaration en Préfecture après l’Assemblée Générale ======
+====== 📑 Déclarer le nouveau bureau en Préfecture ======
-{{toc}}
-^📌 Fiche Express|
+Ce guide explique comment déclarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’association après l'Assemblée Générale (AG).
-|**🎯 Objectif :** Déclarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’APEL en préfecture après l’AG.|
-|**🗓️ Quand :** Dans les **3 mois** suivant l’Assemblée Générale (idéalement au plus tôt).|
-|**📎 Documents :** PV d’AG signé, feuille de présence, listes CA & Bureau, infos personnelles des membres du CA via Google Form.|
-|**🖋️ Signature :** Président et secrétaire **sortants**.|
-|**🌐 Site officiel :** [[TBC]]|
-|**📧 En cas de silence :** Relancer la préfecture après 1 mois avec le numéro de dossier.|
-|**📁 Archivage :** Drive → `TBC`|
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+===== 🎯 Pourquoi et Quand faire cette démarche ? =====
+  * **L'Objectif :** C'est une démarche **obligatoire** pour que le nouveau bureau soit reconnu légalement. Sans cela, vous ne pourrez pas, par exemple, **mettre à jour les signatures à la banque**.
+  * **Le Délai :** Vous avez **3 mois maximum** après la date de l'AG pour faire la déclaration. Il est conseillé de le faire au plus tôt.
-===== 🎯 Objectif =====
+> **À savoir :** Tant que la déclaration n'est pas enregistrée par la préfecture, c'est **l'ancien bureau qui reste officiellement en fonction** aux yeux de la loi.
-Effectuer la **déclaration officielle** du nouveau **Conseil d’Administration** (CA) et du **Bureau** de l’APEL auprès de la Préfecture, à la suite de l’Assemblée Générale annuelle.
-Cette démarche est **obligatoire** et conditionne la validité légale du bureau élu ainsi que la mise à jour des signatures à la banque.
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-===== 🗓️ Quand la faire ? =====
+===== 📋 Étape 1 : Préparer les documents (Avant de vous connecter) =====
-  * **Immédiatement après l’Assemblée Générale** (généralement début octobre).
-  * Le délai légal est de **3 mois maximum** après l’élection.
-  * Tant que la déclaration n’est pas enregistrée, l’ancien bureau reste officiellement en fonction.
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+Avant de commencer la démarche en ligne, vous devez réunir et finaliser 3 éléments clés.
-===== 📋 Documents à réunir =====
+==== 1. Le Procès-Verbal (PV) de l'AG et la Feuille de présence ====
+Le PV est le document le plus important.
-^ Document ^ Description & Détails ^
+  * **Contenu :** Il doit dater l'AG et lister clairement les membres élu·e·s au **Conseil d'Administration** ainsi que la composition du **Bureau** (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, etc.).
-| **1. Procès-verbal de l’Assemblée Générale (PV)** | C’est le bilan complet de l’AG : rapport moral, financier, budget prévisionnel, élections. \\ ➕ **Annexes obligatoires :** feuille de présence signée des parents présents. \\ 📌 **Signature requise :** par le président et le secrétaire **de l’année sortante** (avant renouvellement). |
+  * **Signature :** Le PV doit être signé par le·la **président·e ET le·la secrétaire SORTANT·E·S** (celles et ceux de l'année qui vient de s'écouler). Les signatures peuvent être électroniques (via [[https://www.lex.community/]] par exemple).
-| **2. Liste du nouveau Conseil d’Administration** ||
+  * **Numérisation :** Scannez le **PV signé** ET la **feuille de présence signée** de l'AG. Fusionnez-les en **un seul fichier PDF**. Si c’est trop compliqué pour vous alors il est possible de garder les deux fichiers pour la suite.
-| **3. Liste du Bureau** | Mentionner clairement les fonctions : président, vice-président(s), trésorier, secrétaire, etc. |
-| **4. Données individuelles des membres du CA** | Doit mentionner les **noms, prénoms, professions, nationalités et adresses complètes** de tous les membres élus (utilisé uniquement pour la déclaration en préfecture). \\  Recueillies via le **Google Form** interne APEL (pré-rempli chaque année). \\ 📨 Lien à envoyer aux membres élus au plus tôt après l’AG. |
-| **5. Statuts de l’association** | Version en vigueur (modèle diocésain validé en 2025). \\ Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”. |
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+==== 2. Les informations de TOUS les membres du CA ====
+Vous devrez saisir l'identité de **tous les membres du CA** (y compris les personnes membres du Bureau). Préparez cette liste à l'avance pour gagner du temps.
-===== 🖋️ Signature et Validation =====
+Pour **chaque membre du CA**, il vous faut :
-  * Le **PV d’Assemblée Générale** doit être signé **par le président et le secrétaire sortants**.
+  * Nom et Prénom
-  * La **feuille de présence** doit être **certifiée conforme** par ces mêmes personnes et mise en annexe du PV.
+  * Adresse postale complète
-  * Le tout est à exporter en PDF.
+  * Nationalité
-  * Les documents peuvent être **signés électroniquement** via un outil comme **[[https://www.lex.community/]]** (solution équivalente à DocuSign).
+  * Profession
-    > ✔️ Avantage : authentification simple et traçable, sans impression papier.
+  * Fonction dans l'asso (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, Membre du CA...)
-  * Une fois les signatures recueillies, télécharger le PV complet en un **PDF unique** (PV + feuille de présence).
+> **💡 Bonne pratique :** Envoyez le **Google Form interne** de l'APEL aux nouvelles personnes élues juste après l'AG. Fixez une **date limite** courte (ex: 1 semaine) et relancez les personnes en retard pour avoir ces informations rapidement.
+==== 3. Les Statuts de l'association (Cas particulier) ====
+  * Vous n'avez besoin de joindre les statuts que **SI ET SEULEMENT SI** ils ont été modifiés lors de l'AG (cela nécessite une AG Extraordinaire).
+  * Si vous n'avez pas modifié les statuts, vous n'avez rien à préparer pour ce point.
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-===== 🌐 Déclaration sur le site de la Préfecture =====
+===== 🌐 Étape 2 : Faire la déclaration en ligne =====
-La démarche s’effectue **en ligne** sur le site officiel :
-👉 [[TBC]]
-**Étapes principales (TBC) :**
+Une fois vos documents prêts (surtout le PDF du PV), rendez-vous sur le site du Service Public.
-. Se connecter ou créer un compte avec une adresse dédiée à l’APEL (TBC).
-. Choisir : **“Modifier la composition du bureau ou du conseil d’administration”**.
-. Joindre :
-     * Le **PV signé** (PDF complet).
-     * La **liste des membres du CA** et du **bureau**.
-     * Les **statuts** si une mise à jour a eu lieu.
-. Valider la déclaration et conserver le **numéro de déclaration**.
-Un **récépissé** est envoyé par mail quelques jours/semaines après validation par la préfecture.
+==== 1. Accéder au formulaire ====
-> 📌 Si aucune réponse au bout d’un mois, **relancer** la préfecture en mentionnant le numéro de déclaration.
+  * **Lien direct (recommandé) :** [[https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification]]
+  * **Pour information (Fiche d'aide) :** [[https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797]]
+  * **Portail général :** [[https://www.service-public.fr/associations]]
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+==== 2. Se connecter et choisir l'association ====
+  - Connectez-vous avec le compte de l'association.
+  - Le site vous propose l'association liée à ce compte. Sélectionnez-la.
-===== 🧾 À quoi sert le récépissé ? =====
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.18.24.png?nolink&600 |}}
-Le **récépissé de déclaration** atteste officiellement du nouveau CA et bureau.
-Il est indispensable pour :
-  * Mettre à jour les signatures et accès bancaires (président / trésorier).
-  * Modifier les mandataires auprès des partenaires (banque, assurances, fournisseurs).
-  * Garantir la légitimité du bureau dans toutes les démarches administratives.
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+==== 3. Remplir le formulaire ====
+  - **Motif de la déclaration :** Cochez la case « **A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association** ».
-===== ⚠️ Cas particuliers =====
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.19.05.png?nolink&600 |}}
-^ Situation ^ Démarche complémentaire ^
+  - **Informations déclarant·e :** Remplissez vos informations (en tant que personne qui fait la démarche, souvent le·la nouvelle secrétaire). Le **numéro RNA** de l'asso est normalement pré-rempli.
-| **Changement de statuts** | Nécessite une **Assemblée Générale Extraordinaire**. \\ ➕ Convocation au moins **15 jours avant** avec ordre du jour précisant les modifications. \\ ➕ Présence d’au moins la moitié des membres du CA pour atteindre le quorum. \\ ➕ Feuille de présence certifiée, PV signé et nouveau texte de statuts signé par président·e/secrétaire à joindre à la déclaration. |
-| **Absence de retour préfecture (>1 mois)** | Envoyer un mail de relance en joignant le numéro de déclaration. |
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.19.50.png?nolink&600 |}}
-| **Perte du récépissé** | Contacter la préfecture par e-mail avec le **numéro de déclaration** pour obtenir un duplicata. |
+  - **Déclaration des dirigeant·es :** C'est l'étape la plus importante.
+      * Indiquez la **date de l'Assemblée Générale**.
+      * Renseignez le·la "Dirigeant·e 1" (la personne qui déclare).
+      * Renseignez le·la "Dirigeant·e 2" (généralement le·la Président·e).
+      * Cliquez sur **« Ajouter un dirigeant + »** pour saisir **TOUS les autres membres du CA**, un par un, avec leur fonction (Président·e, Trésorier·e, Membre du CA...).
+      * Vérifiez que votre liste est **complète et identique à celle du PV**.
+==== 4. Joindre les pièces justificatives ====
+  - Dans la section "Pièces justificatives", téléversez le **PDF unique (PV + Feuille de présence)** ou tous les PDF.
+  - Téléversez les **nouveaux statuts** *uniquement* s'ils ont été modifiés.
+==== 5. Vérifier et Valider ====
+  - Un écran récapitulatif apparaît. Vérifiez bien la liste des dirigeant·e·s saisi·e·s et les documents joints.
+  - Cochez la case de **certification sur l'honneur**.
+  - Cliquez sur **« Valider la demande de modification »**.
+> **IMPORTANT :** Après validation, le site vous donne un **numéro de déclaration (ou numéro de dossier)**. Notez-le précieusement, il est indispensable pour tout suivi.
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-===== 🧭 Bonnes pratiques =====
+===== 🧾 Étape 3 : Suivi, Récépissé et Archivage =====
-  * Envoyer le **formulaire Google** aux nouveaux membres du CA au plus tôt après l’AG, avec une **date limite d’une semaine** pour le compléter, n'hésitez pas à relancer.
-  * Archiver chaque année le **dossier complet** (PV + feuille de présence + récépissé + listes) dans le Drive APEL →
+La démarche n'est pas tout à fait terminée.
-    `TBC`
-  * Noter le **numéro de récépissé** dans le tableau de suivi administratif du bureau.
+==== 1. Juste après la déclaration (Le Récapitulatif) ====
+  * Le site vous propose de télécharger un **récapitulatif de votre déclaration** (un PDF).
+  * **Action :** Téléchargez-le et renommez-le (ex: ''2025-10-10 - Récapitulatif dépôt Préfecture.pdf'').
+==== 2. Attendre le document officiel (Le Récépissé) ====
+  * La préfecture va maintenant traiter votre demande (cela peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines).
+  * Une fois validé, vous recevrez un email vous invitant à télécharger le document officiel : le **Récépissé de déclaration**. C'EST ce document qui fait foi.
+> **Que faire si ça traîne ?** Si vous n'avez aucune nouvelle **après 1 mois**, envoyez un email de relance au Greffe des associations de votre préfecture en mentionnant votre **numéro de déclaration**.
+==== 3. L'utilité du Récépissé ====
+Ce récépissé officiel est la preuve que votre nouveau bureau est actif. Il est **indispensable** pour :
+  * **Mettre à jour les signatures et les pouvoirs à la banque** (pour le·la président·e et le·la trésorier·e).
+  * Justifier de vos fonctions auprès de partenaires (mairie, assurances, etc.).
+==== 4. L'archivage (La mémoire de l'asso) ====
+Rangez tous les documents de cette procédure au même endroit dans le Drive pour l'historique de l'association.
+  * **Où :** ''0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD''
+  * **Quoi :**
+    - Le PV de l'AG + Feuille de présence (PDF signé)
+    - Le récapitulatif de dépôt (le 1er PDF que vous avez eu)
+    - Le **récépissé de déclaration** (le document officiel reçu à la fin)
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-===== 🗂 Exemple – Dossier Préfecture 2025/2026 =====
+===== ⚠️ Problèmes et Cas Particuliers =====
-  * **PV AG du 09/10/2025** signé par *Identité Président·e* & *Identité Secrétaire*
-  * **Liste CA** : 15 membres élus
+  * **Modification des statuts :** Si vous changez les statuts, vous devez joindre le texte complet des nouveaux statuts signés, en plus du PV de l'AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) qui les a votés.
-  * **Liste Bureau** : 8 membres avec répartition des rôles
+  * **Perte du récépissé :** Si vous perdez le récépissé officiel, contactez le Greffe des associations de votre préfecture (par email) en donnant le nom de l'asso, son numéro RNA et (si possible) le numéro de déclaration pour demander un duplicata.
-  * **Statuts** mis à jour le 09/10/2025 selon le modèle diocésain 2021