Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- declaration_prefecture [2025/11/13 11:12] – adminapel
+++ declaration_prefecture [2025/11/18 10:23] (Version actuelle) – adminapel
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-====== 📑 Déclaration en Préfecture après l’Assemblée Générale ======
+====== 📑 Déclarer le nouveau bureau en Préfecture ======
-{{toc}}
-**📌 Fiche Express**
+Ce guide explique comment déclarer le nouveau Conseil d’Administration (CA) et le Bureau de l’association après l'Assemblée Générale (AG).
-  * **🎯 Objectif :** Déclarer officiellement en préfecture le nouveau **Conseil d’Administration (CA)** et le **Bureau** de l’APEL après l’AG.
+===== 🎯 Pourquoi et Quand faire cette démarche ? =====
-  * **🗓️ Quand :** Dans les **3 mois** suivant l’Assemblée Générale (idéalement au plus tôt).
-  * **📎 Documents :**
-    - PV d’AG signé
-    - Feuille de présence
-    - Listes CA & Bureau
-    - Infos personnelles des membres du CA (Google Form)
-    - Statuts si modifiés
-  * **🖋️ Signature :** Président et secrétaire **sortants**.
-  * **🌐 Site officiel :**
-    - Portail associations : [[https://www.service-public.fr/associations]]
-    - Fiche “Modification des dirigeants” : [[https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797]]
-    - Formulaire direct : [[https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification]]
-  * **📧 En cas de silence :** Relancer la préfecture après 1 mois avec le **numéro de dossier**.
-  * **📁 Archivage :** Drive → \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\`
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+  * **L'Objectif :** C'est une démarche **obligatoire** pour que le nouveau bureau soit reconnu légalement. Sans cela, vous ne pourrez pas, par exemple, **mettre à jour les signatures à la banque**.
+  * **Le Délai :** Vous avez **3 mois maximum** après la date de l'AG pour faire la déclaration. Il est conseillé de le faire au plus tôt.
-==== 🎯 Objectif ====
-Effectuer la **déclaration officielle** du nouveau **Conseil d’Administration** (CA) et du **Bureau** de l’APEL auprès de la Préfecture, à la suite de l’Assemblée Générale annuelle.
-Cette démarche est **obligatoire** et conditionne :
+> **À savoir :** Tant que la déclaration n'est pas enregistrée par la préfecture, c'est **l'ancien bureau qui reste officiellement en fonction** aux yeux de la loi.
-  * la **validité légale** du bureau élu,
-  * la mise à jour des **signatures bancaires** et des mandats administratifs.
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-==== 🗓️ Quand la faire ? ====
+===== 📋 Étape 1 : Préparer les documents (Avant de vous connecter) =====
-  * À faire **dès que possible après l’Assemblée Générale** (généralement début octobre).
+Avant de commencer la démarche en ligne, vous devez réunir et finaliser 3 éléments clés.
-  * Le délai légal est de **3 mois maximum** après la date de l’AG.
-  * Tant que la déclaration n’est pas enregistrée, **l’ancien bureau reste officiellement en fonction**.
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+==== 1. Le Procès-Verbal (PV) de l'AG et la Feuille de présence ====
+Le PV est le document le plus important.
-==== 📋 Documents à réunir ====
-**''1. Procès-verbal de l’Assemblée Générale (PV)''**
-**Contenu :**
-  * Rapport moral
-  * Rapport financier
-  * Budget prévisionnel
-  * Élections du CA et du Bureau
-  * Résolutions éventuelles (statuts, décisions majeures)
-**Annexes :**
-  * **Feuille de présence signée** des parents présents à l’AG.
-**Signatures :**
-  * Le PV doit être **daté** et signé par le **président** et la **secrétaire de l’année sortante** (avant renouvellement).
-**Format :**
-  * Exporter le tout en **un seul PDF** (PV + feuille de présence).
-  * Les signatures peuvent être électroniques via [[https://www.lex.community/]].
-**''2. Liste du nouveau Conseil d’Administration''**
+  * **Contenu :** Il doit dater l'AG et lister clairement les membres élu·e·s au **Conseil d'Administration** ainsi que la composition du **Bureau** (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, etc.).
-  * Liste complète des membres élus en CA (même s’ils n’ont pas de fonction de bureau).
+  * **Signature :** Le PV doit être signé par le·la **président·e ET le·la secrétaire SORTANT·E·S** (celles et ceux de l'année qui vient de s'écouler). Les signatures peuvent être électroniques (via [[https://www.lex.community/]] par exemple).
-  * Cette liste doit correspondre **exactement** à celle figurant dans le PV d’AG.
+  * **Numérisation :** Scannez le **PV signé** ET la **feuille de présence signée** de l'AG. Fusionnez-les en **un seul fichier PDF**. Si c’est trop compliqué pour vous alors il est possible de garder les deux fichiers pour la suite.
-**''3. Liste du Bureau''**
+==== 2. Les informations de TOUS les membres du CA ====
-  * Mentionner clairement les fonctions :
+Vous devrez saisir l'identité de **tous les membres du CA** (y compris les personnes membres du Bureau). Préparez cette liste à l'avance pour gagner du temps.
-    - Président / Présidente
-    - Vice-président·e(s) s’il y en a
-    - Trésorier / Trésorière (+ adjoint·e si besoin)
-    - Secrétaire (+ adjoint·e si besoin)
-  * Le Bureau fait partie du CA, il doit donc être cohérent avec la liste du CA.
-**''4. Données individuelles des membres du CA''**
+Pour **chaque membre du CA**, il vous faut :
-**Données nécessaires pour chaque membre du CA** (y compris bureau) :
+  * Nom et Prénom
-  * Nom
-  * Prénom
   * Adresse postale complète
   * Nationalité
   * Profession
-  * Fonction dans l’association (CA, président, trésorier, etc.)
+  * Fonction dans l'asso (Président·e, Trésorier·e, Secrétaire, Membre du CA...)
-**Recueil :**
+> **💡 Bonne pratique :** Envoyez le **Google Form interne** de l'APEL aux nouvelles personnes élues juste après l'AG. Fixez une **date limite** courte (ex: 1 semaine) et relancez les personnes en retard pour avoir ces informations rapidement.
-  * Via le **Google Form interne** APEL, pré-rempli chaque année.
-  * Lien à envoyer aux membres élus **au plus tôt après l’AG**.
-  * Prévoir une **date limite** pour la réponse et relancer les retardataires.
-**''5. Statuts de l’association''**
+==== 3. Les Statuts de l'association (Cas particulier) ====
-  * Version en vigueur (modèle diocésain validé en 2025).
+  * Vous n'avez besoin de joindre les statuts que **SI ET SEULEMENT SI** ils ont été modifiés lors de l'AG (cela nécessite une AG Extraordinaire).
-  * À joindre **uniquement en cas de modification des statuts** lors de l’AG.
+  * Si vous n'avez pas modifié les statuts, vous n'avez rien à préparer pour ce point.
-  * Disponible sur le Drive ou dans la section “Manuel de l’APEL”.
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-==== 🖋️ Signature et Validation des documents ====
+===== 🌐 Étape 2 : Faire la déclaration en ligne =====
-  * Le **PV d’Assemblée Générale** doit être signé par le **président** et la **secrétaire sortants**.
+Une fois vos documents prêts (surtout le PDF du PV), rendez-vous sur le site du Service Public.
-  * La **feuille de présence** doit être annexée au PV.
-  * Les signatures peuvent être électroniques via [[https://www.lex.community/]].
-  * Une fois les signatures recueillies :
-    - Générer un **PDF unique** (PV + feuille de présence).
-    - Vérifier lisibilité et cohérence (date, année, liste CA & bureau).
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+==== 1. Accéder au formulaire ====
+  * **Lien direct (recommandé) :** [[https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification]]
+  * **Pour information (Fiche d'aide) :** [[https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797]]
+  * **Portail général :** [[https://www.service-public.fr/associations]]
-==== 🌐 Déclaration sur le site de la Préfecture ====
+==== 2. Se connecter et choisir l'association ====
+  - Connectez-vous avec le compte de l'association.
+  - Le site vous propose l'association liée à ce compte. Sélectionnez-la.
-La démarche se fait **en ligne**, via le portail Service Public.
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.18.24.png?nolink&600 |}}
-**''1. Accès au formulaire''**
+==== 3. Remplir le formulaire ====
-  * Portail général : [[https://www.service-public.fr/associations]]
+  - **Motif de la déclaration :** Cochez la case « **A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association** ».
-  * Fiche détaillée : [[https://www.service-public.gouv.fr/particuliers/vosdroits/F34797]]
-  * Accès direct au formulaire de modification :
-    [[https://demarches.service-public.gouv.fr/asso_mademarche/MD/demarche?action=modification]]
-**''2. Connexion et choix de l’association''**
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.19.05.png?nolink&600 |}}
-  - Se connecter avec le compte utilisé pour l’association.
-  - Choisir l’association à modifier (normalement **une seule** est affichée).
-**''3. Motif de la déclaration''**
+  - **Informations déclarant·e :** Remplissez vos informations (en tant que personne qui fait la démarche, souvent le·la nouvelle secrétaire). Le **numéro RNA** de l'asso est normalement pré-rempli.
-  * Sélectionner :
-    **« A - Un changement dans la liste des personnes chargées de l'administration de l'association »**
-**''4. Remplir le formulaire''**
+{{ :capture_d_ecran_2025-11-13_a_07.19.50.png?nolink&600 |}}
-**4.1. Informations du déclarant**
+  - **Déclaration des dirigeant·es :** C'est l'étape la plus importante.
-  * Renseigner les informations de la personne qui fait la déclaration
+      * Indiquez la **date de l'Assemblée Générale**.
-    (souvent le/la **secrétaire** du nouveau bureau).
+      * Renseignez le·la "Dirigeant·e 1" (la personne qui déclare).
-  * Le **numéro RNA** de l’association est pré-rempli.
+      * Renseignez le·la "Dirigeant·e 2" (généralement le·la Président·e).
-  * Cliquer sur **« Rechercher »** pour charger la fiche de l’association.
+      * Cliquez sur **« Ajouter un dirigeant + »** pour saisir **TOUS les autres membres du CA**, un par un, avec leur fonction (Président·e, Trésorier·e, Membre du CA...).
-  * Vérifier les informations affichées puis cliquer sur **« Suivant »**.
+      * Vérifiez que votre liste est **complète et identique à celle du PV**.
-**4.2. Déclaration des dirigeant·es**
+==== 4. Joindre les pièces justificatives ====
-  * Se munir du **PV d’AG** et de la **liste des membres du CA**.
+  - Dans la section "Pièces justificatives", téléversez le **PDF unique (PV + Feuille de présence)** ou tous les PDF.
+  - Téléversez les **nouveaux statuts** *uniquement* s'ils ont été modifiés.
-**Étapes :**
+==== 5. Vérifier et Valider ====
-  - Indiquer la **date de l’Assemblée Générale**.
+  - Un écran récapitulatif apparaît. Vérifiez bien la liste des dirigeant·e·s saisi·e·s et les documents joints.
-  - Renseigner le **Dirigeant 1** : la personne qui déclare.
+  - Cochez la case de **certification sur l'honneur**.
-  - Renseigner le **Dirigeant 2** : le/la **président·e**.
+  - Cliquez sur **« Valider la demande de modification »**.
-  - Cliquer sur **« Ajouter un dirigeant + »** pour ajouter :
-    - tous les membres du Bureau,
-    - tous les autres membres du CA.
-  - Vérifier que :
-    - la liste saisie est **complète**,
-    - elle correspond **exactement** à celle du PV d’AG.
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+> **IMPORTANT :** Après validation, le site vous donne un **numéro de déclaration (ou numéro de dossier)**. Notez-le précieusement, il est indispensable pour tout suivi.
-==== 📎 Pièces justificatives à joindre ====
-Dans la section **« Pièces justificatives »** du formulaire :
-  * Joindre le **PV d’AG signé** (PDF unique avec feuille de présence).
-  * Joindre les **statuts** uniquement s’ils ont été modifiés.
-  * Vérifier :
-    - le nom du fichier (année, APEL, AG, etc.),
-    - la lisibilité et le bon sens des documents joints.
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-==== ✅ Vérification finale & Validation ====
+===== 🧾 Étape 3 : Suivi, Récépissé et Archivage =====
-**Dernier écran : récapitulatif**
+La démarche n'est pas tout à fait terminée.
-  * Vérifier :
-    - l’identité de l’association,
-    - la liste des dirigeant·es,
-    - la date de l’AG,
-    - les pièces jointes.
-**Certification sur l’honneur**
+==== 1. Juste après la déclaration (Le Récapitulatif) ====
-  * Cocher la case de **certification sur l’honneur** des informations déclarées.
+  * Le site vous propose de télécharger un **récapitulatif de votre déclaration** (un PDF).
+  * **Action :** Téléchargez-le et renommez-le (ex: ''2025-10-10 - Récapitulatif dépôt Préfecture.pdf'').
-**Validation**
+==== 2. Attendre le document officiel (Le Récépissé) ====
-  * Cliquer sur **« Valider la demande de modification »**.
+  * La préfecture va maintenant traiter votre demande (cela peut prendre de quelques jours à plusieurs semaines).
-  * La demande est alors transmise au **greffe des associations**.
+  * Une fois validé, vous recevrez un email vous invitant à télécharger le document officiel : le **Récépissé de déclaration**. C'EST ce document qui fait foi.
-Un **numéro de déclaration** est affiché ou transmis.
+> **Que faire si ça traîne ?** Si vous n'avez aucune nouvelle **après 1 mois**, envoyez un email de relance au Greffe des associations de votre préfecture en mentionnant votre **numéro de déclaration**.
-  * Le noter et le conserver précieusement.
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+==== 3. L'utilité du Récépissé ====
+Ce récépissé officiel est la preuve que votre nouveau bureau est actif. Il est **indispensable** pour :
-==== 🧾 Suivi de la demande & récépissé ====
+  * **Mettre à jour les signatures et les pouvoirs à la banque** (pour le·la président·e et le·la trésorier·e).
+  * Justifier de vos fonctions auprès de partenaires (mairie, assurances, etc.).
-**''1. Récapitulatif de déclaration''**
-  * Télécharger le **récapitulatif PDF** après validation.
-  * Bonne pratique : renommer le fichier en intégrant le **numéro de déclaration**.
-  * L’archiver dans le Drive :
-    \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\`
-**''2. Délai de réponse''**
-  * Un **récépissé** est envoyé par mail/plateforme après traitement par la préfecture
-    (délai : quelques jours à quelques semaines).
-  * Si **aucune nouvelle après 1 mois** :
-    - relancer la préfecture,
-    - mentionner le **numéro de déclaration**.
-**''3. Archivage du récépissé''**
-  * Télécharger le récépissé.
-  * Le ranger dans le **même dossier** que :
-    - le PV d’AG,
-    - la feuille de présence,
-    - le récapitulatif PDF de déclaration.
-**Exemple d’arborescence :**
-  * \`0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009\`
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-==== 🧾 À quoi sert le récépissé ? ====
-Le **récépissé de déclaration** atteste officiellement du nouveau CA et du nouveau Bureau.
-Il est indispensable pour :
-  * Mettre à jour les **signatures et pouvoirs bancaires** (président / trésorier).
-  * Justifier la légitimité du bureau auprès des **partenaires** (banque, assurances, fournisseurs, établissement scolaire).
-  * Répondre à toute demande de preuve de représentation de l’association.
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-==== ⚠️ Cas particuliers ====
-**''Changement de statuts''**
-  * Nécessite une **Assemblée Générale Extraordinaire**.
-  * Implique :
-    - convocation avec **ordre du jour précis**,
-    - quorum et modalités prévues par les statuts,
-    - PV spécifique + nouveau texte de statuts signé.
-  * Tous ces éléments sont à joindre lors de la **déclaration de modification** sur le site.
-**''Absence de retour de la préfecture (> 1 mois)''**
-  * Envoyer un mail de relance
-    - en rappelant le **numéro de déclaration**,
-    - en joignant le récépissé de dépôt ou le PDF récapitulatif de demande.
-**''Perte du récépissé''**
-  * Contacter la préfecture (mail / téléphone).
-  * Fournir :
-    - le **numéro de déclaration**,
-    - l’identité de l’association (nom + RNA).
-  * Demander un duplicata.
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-==== 🧭 Bonnes pratiques ====
+==== 4. L'archivage (La mémoire de l'asso) ====
+Rangez tous les documents de cette procédure au même endroit dans le Drive pour l'historique de l'association.
-  * Envoyer le **Google Form** aux nouveaux membres du CA dans les jours qui suivent l’AG, avec :
+  * **Où :** ''0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD''
-    - une **date limite** claire,
+  * **Quoi :**
-    - une relance si nécessaire.
+    - Le PV de l'AG + Feuille de présence (PDF signé)
-  * Centraliser chaque année le **dossier Préfecture** (PV + présence + listes + récépissé) dans le Drive :
+    - Le récapitulatif de dépôt (le 1er PDF que vous avez eu)
-    \`0 - Réunions / Années / AAAA-AAAA / AG YYYYMMDD\`
+    - Le **récépissé de déclaration** (le document officiel reçu à la fin)
-  * Noter le **numéro de déclaration** et le **numéro de récépissé** dans le tableau de suivi administratif du bureau.
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-==== 🗂 Exemple – Dossier Préfecture 2025/2026 ====
+===== ⚠️ Problèmes et Cas Particuliers =====
-  * **PV AG du 09/10/2025** signé par *Identité Président·e sortant·e* & *Identité Secrétaire sortant·e*
+  * **Modification des statuts :** Si vous changez les statuts, vous devez joindre le texte complet des nouveaux statuts signés, en plus du PV de l'AGE (Assemblée Générale Extraordinaire) qui les a votés.
-  * **Liste CA** : 15 membres élus (identique au PV)
+  * **Perte du récépissé :** Si vous perdez le récépissé officiel, contactez le Greffe des associations de votre préfecture (par email) en donnant le nom de l'asso, son numéro RNA et (si possible) le numéro de déclaration pour demander un duplicata.
-  * **Liste Bureau** : 8 membres avec répartition des rôles (président, trésorier, secrétaire, etc.)
-  * **Statuts** : mis à jour le 09/10/2025 selon le modèle diocésain 2021 (si applicable)
-  * **Déclaration en ligne** réalisée via Service Public, numéro de déclaration consigné dans le suivi administratif
-  * **Récépissé de déclaration** archivé dans :
-    \`0 - Réunions / Années / 2025-2026 / AG 20251009\`