4. Logistique, bénévoles et passation

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• pain / sandwichs ;
• garnitures ;
• boissons ;
• desserts ;
• bonbons / sucreries ;
• sauces et condiments ;
• consommables - serviettes, gants, sacs poubelle, barquettes, gobelets, etc.

La commande concernant la restauration et les consommables est établie par l’APEL (en se basant sur les années précédentes et ajustée en fonction de la météo prévue) et partagée avec la direction du collège qui assure la commande finale.

• tables ;
• frigos / glacières ;
• caisses / monnaie / TPE si besoin ;
• affichage des prix ;
• nappes / signalétique ;
• couteaux / planches / pinces ;
• sacs poubelle ;
• matériel de nettoyage ;
• matériel barbecue ;
• rallonges / multiprises si autorisées.

Préparer :

• une check-list matérielle par événement ;
• puis une check-list globale semaine.

Exemples de catégories :

• à sortir ;
• à acheter ;
• à préparer ;
• à emporter ;
• à ranger ;
• à relaver.

Le nombre exact dépend du format retenu, mais il est utile de répartir l’équipe par pôles :

• préparation alimentaire ;
• installation / manutention ;
• service / distribution ;
• caisse / encaissement ;
• réassort ;
• barbecue ;
• rangement / nettoyage ;
• coordination générale.

• créer un groupe ou sous-groupe dédié si nécessaire ;
• diffuser un planning clair en utilisant l’outil d’inscription des bénévoles ;
• indiquer qui est référent sur chaque pôle ;
• envoyer un rappel la veille avec les dernières infos utiles.

Pour tous les temps où l’APEL vend en direct :

• préparer une caisse de départ / TPE ;
• afficher les prix ;
• prévoir l’appoint ;
• noter qui tient la caisse ;
• centraliser les recettes ;
• faire un point de clôture à la fin.

À tracer après chaque événement :

• recettes ;
• dépenses ;
• invendus ;
• produits restants réutilisables ;
• pertes éventuelles.

• valider les dates et formats avec le collège ;
• clarifier la répartition des rôles avec l’Amicale ;
• recruter les bénévoles ;
• estimer les volumes ;
• lancer les achats ;
• préparer les fiches de poste ;
• vérifier le matériel ;
• diffuser le planning bénévole.

• installer le stand ;
• préparer les sandwichs / boissons ;
• distinguer ce qui est inclus et ce qui est vendu en plus ;
• assurer la distribution ;
• compter les restes ;
• ranger et nettoyer.

• préparer les sandwichs l’après-midi ;
• installer le stand et la zone de retrait ;
• clarifier le lien avec l’Amicale ;
• fluidifier la transmission aux serveurs ;
• ranger en pensant déjà au dimanche.

• finaliser l’installation ;
• lancer la préparation alimentaire ;
• ouvrir le stand à l’heure ;
• tenir les rotations ;
• suivre la caisse ;
• ranger, nettoyer, restituer.

Après l’édition, il faut prendre le temps de noter :

• ce qui a bien fonctionné ;
• les quantités justes ou mal estimées ;
• les points de friction ;
• les améliorations logistiques ;
• les coordonnées utiles ;
• les fournisseurs / prestataires mobilisés ;
• les photos d’installation ;
• les documents à conserver.

• planning des bénévoles ;
• fiches de poste ;
• menus / tarifs ;
• listes de courses ;
• contacts utiles ;
• bilan financier ;
• message de remerciement ;
• photos des stands ;
• bilan de fin d’édition.