🎉 Semaine festive

La Semaine festive est l’un des grands temps forts de l’année au collège Saint-Joseph. Elle regroupe plusieurs événements festifs organisés sur une même période, généralement fin mai ou début juin, avec un fort enjeu de convivialité, de visibilité et de mobilisation bénévole.

Pour l’APEL, cette semaine a un double objectif :

• faire vivre le collège en participant à des temps forts appréciés des élèves et des familles ;
• tenir et coordonner la restauration sur plusieurs événements, afin d’assurer un service fluide, chaleureux et utile au financement des projets de l’association.

La Semaine festive comprend habituellement 4 temps forts :

• une soirée jeunes 6e / 5e ;
• une soirée jeunes 4e / 3e ;
• une soirée Cabaret ;
• une journée festive du dimanche, traditionnellement appelée kermesse, avec une réflexion en cours sur une évolution du nom (par exemple Festi-Sainjo).

Le contenu exact, les dates et les horaires peuvent évoluer selon les années. Cette fiche sert de cadre de référence pour préparer les éditions suivantes.

• pilote l’organisation générale avec les équipes éducatives ;
• valide les lieux, les horaires et le cadre de sécurité ;
• coordonne l’ensemble des temps forts.

• organise en général les soirées jeunes ;
• gère les inscriptions ;
• encadre les élèves ;
• supervise l’animation de la soirée.

• tient principalement le pôle restauration ;
• prépare ;
• installe ;
• distribue ;
• encaisse selon les cas ;
• range ;
• aide de manière générale à la manutention ;
• participe au bilan.

• intervient notamment sur la partie boissons lors de la soirée Cabaret et sur la partie goûter le dimanche.

• aident au service en salle pour la soirée Cabaret.

• peuvent intervenir selon les années : DJ, friterie, renforts logistiques, matériel, etc.

• première réunion de cadrage avec le collège, l’Amicale et l’APEL ;
• définition des grandes dates ;
• cadrage du format ;
• premiers besoins repérés.

• réunion de suivi ;
• répartition des rôles ;
• estimation des volumes ;
• besoins matériels ;
• éléments de communication.

• réunion spécifique restauration ;
• choix des menus ;
• organisation des circuits de distribution ;
• point sur les stocks ;
• point sur l’équipe bénévole.

• déroulement de la Semaine festive.

• bilan à chaud ;
• mise à jour de la présente fiche pour la passation.

Pour l’APEL, la Semaine festive n’est pas un seul événement, mais une suite d’interventions liées entre elles :

• plusieurs soirées à servir ;
• du matériel à sortir, transporter, installer puis ranger plusieurs fois ;
• des achats à anticiper ;
• des équipes bénévoles à répartir ;
• des produits à préparer selon les formats de chaque soirée ;
• une continuité de service entre la soirée Cabaret et la journée du dimanche.

L’un des enjeux majeurs est donc la fatigue de l’équipe. Il faut penser la semaine comme un enchaînement logistique, et non comme quatre événements isolés.

Le cœur de la mission APEL pendant cette semaine est la restauration.

Cela comprend, selon les temps forts :

• la préparation des sandwichs et produits froids ;
• la mise en place du stand ;
• la gestion des boissons selon les événements ;
• la vente ou distribution de desserts, sucreries, bonbons ;
• la coordination des flux ;
• le nettoyage, le rangement et la remise en état.

Des écocups sont utilisées lors :

• des soirées jeunes ;
• de la soirée Cabaret ;
• de la journée festive du dimanche.

Le principe n’est toutefois pas tout à fait le même selon l’événement.

Lors des soirées jeunes et de la soirée Cabaret, les écocups sont utilisées selon l’organisation prévue pour le service des boissons.

Le dimanche, les écocups fonctionnent avec un système de consigne :

• la consigne est réglée au stand tickets ;
• le public récupère ensuite son écocup pour les consommations ;
• la consigne est rendue en espèces au stand restauration de l’APEL lors du retour de l’écocup.

• bien rappeler au public où la consigne est prise et où elle est rendue ;
• prévoir assez de monnaie pour les remboursements de consigne au stand APEL ;
• bien distinguer la gestion des consommations et la gestion des retours de consigne ;
• anticiper un espace clair pour le retour, le stockage et le tri des écocups ;
• identifier les écocups utilisées pour les menus offerts (pour les bénévoles ou autres participant·e·s bénéficiant de cet avantage).

• 1. Soirées jeunes
• 2. Soirée Cabaret
• 3. Journée festive du dimanche
• 4. Logistique, bénévoles et passation

• ne pas sous-estimer la fatigue de la semaine ;
• bien distinguer les rôles entre collège, APEL, Amicale et prestataires ;
• anticiper les volumes de restauration selon la météo et le taux d’inscription ;
• prévoir le froid et les conditions de stockage ;
• formaliser les horaires d’arrivée de chaque bénévole ;
• sécuriser les flux pour éviter les files désorganisées ;
• préparer le lendemain dès la veille, surtout entre Cabaret et dimanche ;
• nommer une personne coordinatrice par temps fort ;
• photographier l’installation réussie pour la reproduire l’année suivante ;
• faire un débrief rapide à chaud avant que tout le monde oublie la moitié des détails.

La Semaine festive est un gros morceau d’organisation, mais c’est aussi l’un des moments où l’APEL est la plus visible et la plus utile. On y retrouve ce qui fait l’ADN de l’association :

• des parent·e·s bénévoles ;
• du concret ;
• de la présence sur le terrain ;
• de la convivialité ;
• et beaucoup de bonne volonté transformée en sandwichs, tables à monter et sourires partagés.