🎉 Semaine festive

La Semaine festive est l’un des grands temps forts de l’année au collège Saint-Joseph. Elle regroupe plusieurs événements festifs organisés sur une même période, généralement fin mai ou début juin, avec un fort enjeu de convivialité, de visibilité et de mobilisation bénévole.

Pour l’APEL, cette semaine a un double objectif :

• faire vivre le collège en participant à des temps forts appréciés des élèves et des familles ;
• tenir et coordonner la restauration sur plusieurs événements, afin d’assurer un service fluide, chaleureux et utile au financement des projets de l’association.

La Semaine festive comprend habituellement 4 temps forts :

• une soirée jeunes 6e / 5e ;
• une soirée jeunes 4e / 3e ;
• une soirée Cabaret ;
• une journée festive du dimanche, traditionnellement appelée kermesse, avec une réflexion en cours sur une évolution du nom (par exemple Festi-Sainjo).

Le contenu exact, les dates et les horaires peuvent évoluer selon les années. Cette fiche sert de cadre de référence pour préparer les éditions suivantes.

• pilote l’organisation générale avec les équipes éducatives ;
• valide les lieux, les horaires et le cadre de sécurité ;
• coordonne l’ensemble des temps forts.

• organise en général les soirées jeunes ;
• gère les inscriptions ;
• encadre les élèves ;
• supervise l’animation de la soirée.

• tient principalement le pôle restauration ;
• prépare ;
• installe ;
• distribue ;
• encaisse selon les cas ;
• range ;
• aide de manière générale à la manutentation
• participe au bilan.

• intervient notamment sur la partie boissons lors de la soirée Cabaret et sur la partie goûter le dimanche.

• aident au service en salle pour la soirée Cabaret.

• peuvent intervenir selon les années : DJ, friterie, renforts logistiques, matériel, etc.

• première réunion de cadrage avec le collège, l’Amicale et l’APEL ;
• définition des grandes dates ;
• cadrage du format ;
• premiers besoins repérés.

• réunion de suivi ;
• répartition des rôles ;
• estimation des volumes ;
• besoins matériels ;
• éléments de communication.

• réunion spécifique restauration ;
• choix des menus ;
• organisation des circuits de distribution ;
• point sur les stocks ;
• point sur l’équipe bénévole.

• déroulement de la Semaine festive.

• bilan à chaud ;
• mise à jour de la présente fiche pour la passation.

Pour l’APEL, la Semaine festive n’est pas un seul événement, mais une suite d’interventions liées entre elles :

• plusieurs soirées à servir ;
• du matériel à sortir, transporter, installer puis ranger plusieurs fois ;
• des achats à anticiper ;
• des équipes bénévoles à répartir ;
• des produits à préparer selon les formats de chaque soirée ;
• une continuité de service entre la soirée Cabaret et la journée du dimanche.

L’un des enjeux majeurs est donc la fatigue de l’équipe. Il faut penser la semaine comme un enchaînement logistique, et non comme quatre événements isolés.

Le cœur de la mission APEL pendant cette semaine est la restauration.

Cela comprend, selon les temps forts :

• la préparation des sandwichs et produits froids ;
• la mise en place du stand ;
• la gestion des boissons selon les événements ;
• la vente ou distribution de desserts, sucreries, bonbons ;
• la coordination des flux ;
• le nettoyage, le rangement et la remise en état.

Des écocups sont utilisées lors :

• des soirées jeunes ;
• de la soirée Cabaret ;
• de la journée festive du dimanche.

Le principe n’est toutefois pas tout à fait le même selon l’événement.

Lors des soirées jeunes et de la soirée Cabaret, les écocups sont utilisées selon l’organisation prévue pour le service des boissons.

Le dimanche, les écocups fonctionnent avec un système de consigne :

• la consigne est réglée au stand tickets ;
• le public récupère ensuite son écocup pour les consommations ;
• la consigne est rendue en espèces au stand restauration de l’APEL lors du retour de l’écocup.

• bien rappeler au public où la consigne est prise et où elle est rendue ;
• prévoir assez de monnaie pour les remboursements de consigne au stand APEL ;
• bien distinguer la gestion des consommations et la gestion des retours de consigne ;
• anticiper un espace clair pour le retour, le stockage et le tri des écocups ;
• identifier les écocups utilisées pour les menus offerts (pour les bénévoles ou autres participants bénéficiant de cet avantage).

Il y a habituellement deux soirées jeunes :

• une pour les 6e / 5e ;
• une pour les 4e / 3e.

Le jour exact peut varier selon l’édition. Le fonctionnement, lui, reste globalement le même.

Ces soirées sont généralement pilotées par l’équipe EPS. Les élèves s’inscrivent à l’avance et règlent leur participation. Cette participation comprend souvent :

• l’entrée à la soirée ;
• un sandwich ;
• une boisson.

En pratique, ces soirées ont généralement lieu dans la salle Pax.

L’ambiance est festive :

• musique ;
• danse ;
• DJ ;
• entrée filtrée par les adultes encadrants ;
• temps convivial très attendu par les jeunes.

Pour les soirées jeunes, l’APEL est surtout mobilisée pour :

• arriver en amont pour installer le stand restauration ;
• préparer la zone de distribution ;
• remettre les sandwichs et boissons aux élèves ;
• proposer en complément, selon les années, une petite vente de desserts, bonbons ou autres douceurs (au profits de l'APEL) ;
• gérer l’utilisation des écocups pour les boissons ;
• ranger le matériel à la fin.

• les élèves arrivent avec un ticket ou un justificatif géré par les organisateurs ;
• l’équipe éducative contrôle l’entrée ;
• l’APEL se concentre sur la distribution côté restauration ;
• le service doit être simple, rapide et souriant ;
• le service se fait en continue.

• bien distinguer ce qui est inclus dans l’inscription et ce qui est vendu en plus ;
• prévoir une organisation claire pour éviter les files qui bloquent l’entrée ;
• garder une séparation nette entre :
  • les produits prévus pour les élèves inscrits ;
  • les produits destinés à la vente complémentaire ;
• anticiper le rangement de fin de soirée même si tout le monde commence à fatiguer.

La soirée Cabaret est une soirée familiale, assise, avec tables réservées à l’avance. Les familles viennent assister à un spectacle composé selon les années de :

• prestations d’élèves ;
• interventions de professeur·e·s ;
• danses ;
• spectacles invités ;
• autres animations artistiques.

La soirée dure souvent de début de soirée jusqu’à 23h ou minuit.

Une partie de l’équipe APEL est présente dès le début ou milieu d’après-midi pour :

• préparer les sandwichs dans le restaurant scolaire ;
• organiser les desserts, boissons et consommables ;
• aider à mettre en place le bar et la zone de distribution ;
• vérifier la signalétique et les postes de travail ;
• préparer le matériel pour le service du soir.

Le soir, l’APEL tient le cœur logistique du pôle restauration :

• remise des sandwichs ;
• préparation des commandes ;
• fourniture des boissons selon le fonctionnement retenu ;
• mise à disposition des desserts ;
• gérer l’utilisation des écocups selon l’organisation retenue pour les boissons ;
• coordination avec les personnes qui servent en salle.

En général :

• les familles ont réservé à l’avance ;
• des jeunes serveurs ou personnes dédiées circulent entre les tables ;
• ces personnes viennent au stand demander les éléments de la commande ;
• l’APEL prépare et transmet ;
• l’APEL ne fait pas le service à table elle-même.

Cela suppose un stand très bien organisé, avec :

• les commandes faciles à identifier ;
• une logique claire de rangement ;
• une bonne communication entre la salle et le stand.

Lors de la soirée Cabaret, la partie boissons est en principe gérée avec l’Amicale.

La répartition exacte doit être clarifiée à chaque édition pour éviter les doublons, les zones floues ou les discussions de dernière minute.

À préciser avant l’événement :

• qui encaisse quoi ;
• qui fournit le matériel ;
• qui range quoi ;
• où s’arrête le rôle de l’APEL et où commence celui de l’Amicale.

À l’issue de la soirée Cabaret :

• rangement immédiat du stand ;
• tri des restes ;
• nettoyage du matériel utilisé ;
• mise de côté de ce qui doit servir dès le lendemain ;
• préparation logistique pour la journée du dimanche.

Le dimanche est la grande journée familiale de clôture. Elle correspond à la kermesse au sens traditionnel du terme, même si un nouveau nom peut être adopté dans les années à venir.

L’événement ouvre généralement vers 11h et se termine en milieu ou fin d’après-midi. Le collège propose plusieurs animations, stands et spectacles. Pour l’APEL, la priorité reste très clairement la restauration.

La journée du dimanche se prépare largement la veille.

Une équipe peut être chargée de :

• installer les tables ;
• préparer les abris ou barnums ;
• monter le stand de restauration ;
• vérifier le matériel froid ;
• préparer barbecue, zones de stockage et caisse ;
• sécuriser les branchements et les zones de circulation.

Dès le matin, une équipe est mobilisée pour :

• finir la mise en place ;
• préparer les sandwichs ;
• organiser les desserts ;
• mettre en route les postes de service ;
• faire un point sur les stocks ;
• briefer les bénévoles.

Selon les années, on retrouve tout ou partie de l’offre suivante :

• sandwichs ;
• boissons ;
• desserts ;
• bonbons ou sucreries ;
• barbecue - par exemple saucisses ;
• frites via une friterie / food truck prestataire.

Les boissons sont servies avec des écocups consignées. La consigne est prise au stand tickets et restituée en espèces au stand restauration APEL lors du retour de l’écocup.

Lorsque la friterie est assurée par un professionnel extérieur, il faut bien clarifier :

• le périmètre exact de la prestation ;
• les horaires ;
• les branchements ;
• les besoins en emplacement ;
• la complémentarité avec le stand APEL.

Le barbecue mérite une attention particulière :

• définir les personnes référentes ;
• prévoir les rotations ;
• vérifier les règles de sécurité ;
• anticiper les consommables ;
• isoler le poste du flux principal du public.

Vers la fin de l’événement :

• arrêt progressif des ventes ;
• inventaire rapide des restes ;
• nettoyage ;
• démontage ;
• retour du matériel ;
• répartition des tâches de rangement.

Il peut y avoir, selon les années, des renforts extérieurs ou intérimaires pour le gros du rangement. L’APEL garde néanmoins la responsabilité de vérifier que le matériel lui appartenant ou lui étant confié est bien récupéré, nettoyé et remis au bon endroit.

• pain / sandwichs ;
• garnitures ;
• boissons ;
• desserts ;
• bonbons / sucreries ;
• sauces et condiments ;
• consommables - serviettes, gants, sacs poubelle, barquettes, gobelets, etc.

La commande concernant la restauration et les consommables est établie par l'APEL (en se basant sur les années précédentes et ajustée en fonction de la météo prévue) et partagée avec la direction du collège qui assure la commande finale.

• tables ;
• frigos / glacières ;
• caisses / monnaie / TPE si besoin ;
• affichage des prix ;
• nappes / signalétique ;
• couteaux / planches / pinces ;
• sacs poubelle ;
• matériel de nettoyage ;
• matériel barbecue ;
• rallonges / multiprises si autorisées.

Préparer :

• une check-list matérielle par événement ;
• puis une check-list globale semaine.

Exemples de catégories :

• à sortir ;
• à acheter ;
• à préparer ;
• à emporter ;
• à ranger ;
• à relaver.

Le nombre exact dépend du format retenu, mais il est utile de répartir l’équipe par pôles :

• préparation alimentaire ;
• installation / manutention ;
• service / distribution ;
• caisse / encaissement ;
• réassort ;
• barbecue ;
• rangement / nettoyage ;
• coordination générale.

• créer un groupe ou sous-groupe dédié si nécessaire ;
• diffuser un planning clair en utilisant : https://benevoles.apelstjosephwattrelos.fr/
• indiquer qui est référent sur chaque pôle ;
• envoyer un rappel la veille avec les dernières infos utiles.

Pour tous les temps où l’APEL vend en direct :

• préparer une caisse de départ / TPE ;
• afficher les prix ;
• prévoir l’appoint ;
• noter qui tient la caisse ;
• centraliser les recettes ;
• faire un point de clôture à la fin.

À tracer après chaque événement :

• recettes ;
• dépenses ;
• invendus ;
• produits restants réutilisables ;
• pertes éventuelles.

• ne pas sous-estimer la fatigue de la semaine ;
• bien distinguer les rôles entre collège, APEL, Amicale et prestataires ;
• anticiper les volumes de restauration selon la météo et le taux d’inscription ;
• prévoir le froid et les conditions de stockage ;
• formaliser les horaires d’arrivée de chaque bénévole ;
• sécuriser les flux pour éviter les files désorganisées ;
• préparer le lendemain dès la veille, surtout entre Cabaret et dimanche ;
• nommer une personne coordinatrice par temps fort ;
• photographier l’installation réussie pour la reproduire l’année suivante ;
• faire un débrief rapide à chaud avant que tout le monde oublie la moitié des détails.

• valider les dates et formats avec le collège ;
• clarifier la répartition des rôles avec l’Amicale ;
• recruter les bénévoles ;
• estimer les volumes ;
• lancer les achats ;
• préparer les fiches de poste ;
• vérifier le matériel ;
• diffuser le planning bénévole.

• installer le stand ;
• préparer les sandwichs / boissons ;
• distinguer ce qui est inclus et ce qui est vendu en plus ;
• assurer la distribution ;
• compter les restes ;
• ranger et nettoyer.

• préparer les sandwichs l’après-midi ;
• installer le stand et la zone de retrait ;
• clarifier le lien avec l’Amicale ;
• fluidifier la transmission aux serveurs ;
• ranger en pensant déjà au dimanche.

• finaliser l’installation ;
• lancer la préparation alimentaire ;
• ouvrir le stand à l’heure ;
• tenir les rotations ;
• suivre la caisse ;
• ranger, nettoyer, restituer.

Après l’édition, il faut prendre le temps de noter :

• ce qui a bien fonctionné ;
• les quantités justes ou mal estimées ;
• les points de friction ;
• les améliorations logistiques ;
• les coordonnées utiles ;
• les fournisseurs / prestataires mobilisés ;
• les photos d’installation ;
• les documents à conserver.

• planning des bénévoles ;
• fiches de poste ;
• menus / tarifs ;
• listes de courses ;
• contacts utiles ;
• bilan financier ;
• message de remerciement ;
• photos des stands ;
• bilan de fin d’édition.

La Semaine festive est un gros morceau d’organisation, mais c’est aussi l’un des moments où l’APEL est la plus visible et la plus utile. On y retrouve ce qui fait l’ADN de l’association :

• des parent·e·s bénévoles ;
• du concret ;
• de la présence sur le terrain ;
• de la convivialité ;
• et beaucoup de bonne volonté transformée en sandwichs, tables à monter et sourires partagés.