semaine_festive

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semaine_festive [2026/03/24 07:36] – créée adminapelsemaine_festive [2026/03/24 08:12] (Version actuelle) – adminapel
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 ====== 🎉 Semaine festive ====== ====== 🎉 Semaine festive ======
- 
-===== 🎯 Objectif ===== 
  
 La **Semaine festive** est l’un des grands temps forts de l’annĂ©e au collège Saint-Joseph.   La **Semaine festive** est l’un des grands temps forts de l’annĂ©e au collège Saint-Joseph.  
Ligne 45: Ligne 43:
   * encaisse selon les cas ;   * encaisse selon les cas ;
   * range ;   * range ;
-  * aide de manière gĂ©nĂ©rale Ă  la manutentation+  * aide de manière gĂ©nĂ©rale Ă  la manutention ;
   * participe au bilan.   * participe au bilan.
  
Ligne 121: Ligne 119:
   * le nettoyage, le rangement et la remise en Ă©tat.   * le nettoyage, le rangement et la remise en Ă©tat.
  
-==== 🥤 Gestion des Ă©cocups ====+===== 🥤 Gestion des Ă©cocups =====
  
 Des **Ă©cocups** sont utilisĂ©es lors : Des **Ă©cocups** sont utilisĂ©es lors :
Ligne 131: Ligne 129:
 Le principe n’est toutefois pas tout Ă  fait le mĂŞme selon l’évĂ©nement. Le principe n’est toutefois pas tout Ă  fait le mĂŞme selon l’évĂ©nement.
  
-=== SoirĂ©es jeunes et Cabaret ===+==== SoirĂ©es jeunes et Cabaret ====
  
 Lors des soirĂ©es jeunes et de la soirĂ©e Cabaret, les Ă©cocups sont utilisĂ©es selon l’organisation prĂ©vue pour le service des boissons. Lors des soirĂ©es jeunes et de la soirĂ©e Cabaret, les Ă©cocups sont utilisĂ©es selon l’organisation prĂ©vue pour le service des boissons.
  
-=== Dimanche : fonctionnement avec consigne ===+==== Dimanche : fonctionnement avec consigne ====
  
 Le dimanche, les Ă©cocups fonctionnent avec un système de **consigne** : Le dimanche, les Ă©cocups fonctionnent avec un système de **consigne** :
Ligne 143: Ligne 141:
   * la consigne est **rendue en espèces au stand restauration de l’APEL** lors du retour de l’écocup.   * la consigne est **rendue en espèces au stand restauration de l’APEL** lors du retour de l’écocup.
  
-=== Points de vigilance ===+==== Points de vigilance ====
  
   * bien rappeler au public oĂą la consigne est prise et oĂą elle est rendue ;   * bien rappeler au public oĂą la consigne est prise et oĂą elle est rendue ;
Ligne 149: Ligne 147:
   * bien distinguer la gestion des consommations et la gestion des retours de consigne ;   * bien distinguer la gestion des consommations et la gestion des retours de consigne ;
   * anticiper un espace clair pour le retour, le stockage et le tri des Ă©cocups ;   * anticiper un espace clair pour le retour, le stockage et le tri des Ă©cocups ;
-  * identifier les Ă©cocups utilisĂ©es pour les menus offerts (pour les bĂ©nĂ©voles ou autres participants bĂ©nĂ©ficiant de cet avantage).+  * identifier les Ă©cocups utilisĂ©es pour les menus offerts (pour les bĂ©nĂ©voles ou autres participant·e·s bĂ©nĂ©ficiant de cet avantage).
  
-===== 1. SoirĂ©es jeunes =====+===== đź“‚ Sous-pages =====
  
-==== 🎓 Principe gĂ©nĂ©ral ==== +  * [[semaine_festive:soirees_jeunes|1. SoirĂ©es jeunes]] 
- +  * [[semaine_festive:soiree_cabaret|2. SoirĂ©e Cabaret]] 
-Il y a habituellement **deux soirĂ©es jeunes** : +  * [[semaine_festive:dimanche|3. JournĂ©e festive du dimanche]] 
- +  * [[semaine_festive:logistique|4. Logistique, bĂ©nĂ©voles et passation]]
-  * une pour les **6e / 5e** ; +
-  * une pour les **4e / 3e**. +
- +
-Le jour exact peut varier selon l’édition.   +
-Le fonctionnement, lui, reste globalement le même. +
- +
-Ces soirĂ©es sont gĂ©nĂ©ralement pilotĂ©es par l’équipe EPS.   +
-Les Ă©lèves s’inscrivent Ă  l’avance et règlent leur participation.   +
-Cette participation comprend souvent : +
- +
-  * l’entrĂ©e Ă  la soirĂ©e ; +
-  * un **sandwich** ; +
-  * une **boisson**. +
- +
-==== 📍 Lieu et ambiance ==== +
- +
-En pratique, ces soirées ont généralement lieu dans la **salle Pax**. +
- +
-L’ambiance est festive : +
- +
-  * musique ; +
-  * danse ; +
-  * DJ ; +
-  * entrĂ©e filtrĂ©e par les adultes encadrants ; +
-  * temps convivial très attendu par les jeunes. +
- +
-==== 🛠️ Mission APEL ==== +
- +
-Pour les soirées jeunes, l’APEL est surtout mobilisée pour : +
- +
-  * arriver en amont pour **installer le stand restauration** ; +
-  * prĂ©parer la zone de distribution ; +
-  * remettre les sandwichs et boissons aux Ă©lèves ; +
-  * proposer en complĂ©ment, selon les annĂ©es, une petite vente de **desserts**, **bonbons** ou autres douceurs (au profits de l'APEL) ; +
-  * gĂ©rer l’utilisation des Ă©cocups pour les boissons ; +
-  * ranger le matĂ©riel Ă  la fin. +
- +
-==== 🔄 Fonctionnement type ==== +
- +
-  * les Ă©lèves arrivent avec un ticket ou un justificatif gĂ©rĂ© par les organisateurs ; +
-  * l’équipe Ă©ducative contrĂ´le l’entrĂ©e ; +
-  * l’APEL se concentre sur la **distribution** cĂ´tĂ© restauration ; +
-  * le service doit ĂŞtre simple, rapide et souriant ; +
-  * le service se fait en continue. +
- +
-==== ✅ Points de vigilance spécifiques ==== +
- +
-  * bien distinguer ce qui est **inclus dans l’inscription** et ce qui est **vendu en plus** ; +
-  * prĂ©voir une organisation claire pour Ă©viter les files qui bloquent l’entrĂ©e ; +
-  * garder une sĂ©paration nette entre : +
-    * les produits prĂ©vus pour les Ă©lèves inscrits ; +
-    * les produits destinĂ©s Ă  la vente complĂ©mentaire ; +
-  * anticiper le rangement de fin de soirĂ©e mĂŞme si tout le monde commence Ă  fatiguer. +
- +
-===== 2. SoirĂ©e Cabaret ===== +
- +
-==== 🎭 Principe général ==== +
- +
-La soirĂ©e Cabaret est une soirĂ©e familiale, assise, avec tables rĂ©servĂ©es Ă  l’avance.   +
-Les familles viennent assister à un spectacle composé selon les années de : +
- +
-  * prestations d’élèves ; +
-  * interventions de professeur·e·s ; +
-  * danses ; +
-  * spectacles invitĂ©s ; +
-  * autres animations artistiques. +
- +
-La soirée dure souvent de **début de soirée jusqu’à 23h ou minuit**. +
- +
-==== 🧱 Deux temps de mobilisation APEL ==== +
- +
-=== A. L’après-midi : prĂ©paration et installation === +
- +
-Une partie de l’équipe APEL est présente **dès le début ou milieu d’après-midi** pour : +
- +
-  * prĂ©parer les sandwichs dans le restaurant scolaire ; +
-  * organiser les desserts, boissons et consommables ; +
-  * aider Ă  mettre en place le bar et la zone de distribution ; +
-  * vĂ©rifier la signalĂ©tique et les postes de travail ; +
-  * prĂ©parer le matĂ©riel pour le service du soir. +
- +
-=== B. Le soir : distribution pendant le spectacle === +
- +
-{{ :soiree_cabaret.jpg?direct&400 |}} +
- +
-Le soir, l’APEL tient le cœur logistique du pôle restauration : +
- +
-  * remise des sandwichs ; +
-  * prĂ©paration des commandes ; +
-  * fourniture des boissons selon le fonctionnement retenu ; +
-  * mise Ă  disposition des desserts ; +
-  * gĂ©rer l’utilisation des Ă©cocups selon l’organisation retenue pour les boissons ; +
-  * coordination avec les personnes qui servent en salle. +
- +
-==== 🧑‍🍳 Organisation du service ==== +
- +
-En général : +
- +
-  * les familles ont **rĂ©servĂ© Ă  l’avance** ; +
-  * des **jeunes serveurs** ou personnes dĂ©diĂ©es circulent entre les tables ; +
-  * ces personnes viennent au stand demander les Ă©lĂ©ments de la commande ; +
-  * l’APEL prĂ©pare et transmet ; +
-  * l’APEL ne fait pas le service Ă  table elle-mĂŞme. +
- +
-Cela suppose un stand très bien organisé, avec : +
- +
-  * les commandes faciles Ă  identifier ; +
-  * une logique claire de rangement ; +
-  * une bonne communication entre la salle et le stand. +
- +
-==== 🤝 Articulation avec l’Amicale ==== +
- +
-Lors de la soirée Cabaret, la partie **boissons** est en principe gérée avec l’**Amicale**. +
- +
-La répartition exacte doit être clarifiée à chaque édition pour éviter les doublons, les zones floues ou les discussions de dernière minute. +
- +
-À préciser avant l’événement : +
- +
-  * qui encaisse quoi ; +
-  * qui fournit le matĂ©riel ; +
-  * qui range quoi ; +
-  * oĂą s’arrĂŞte le rĂ´le de l’APEL et oĂą commence celui de l’Amicale. +
- +
-==== 🌙 Fin de soirée ==== +
- +
-À l’issue de la soirée Cabaret : +
- +
-  * rangement immĂ©diat du stand ; +
-  * tri des restes ; +
-  * nettoyage du matĂ©riel utilisĂ© ; +
-  * mise de cĂ´tĂ© de ce qui doit servir dès le lendemain ; +
-  * prĂ©paration logistique pour la journĂ©e du dimanche. +
- +
-===== 3. JournĂ©e festive du dimanche ===== +
- +
-==== 🎪 Principe général ==== +
- +
-Le dimanche est la grande journĂ©e familiale de clĂ´ture.  Â +
-Elle correspond Ă  la **kermesse** au sens traditionnel du terme, mĂŞme si un nouveau nom peut ĂŞtre adoptĂ© dans les annĂ©es Ă  venir. +
- +
-L’évĂ©nement ouvre gĂ©nĂ©ralement vers **11h** et se termine en milieu ou fin d’après-midi.   +
-Le collège propose plusieurs animations, stands et spectacles.   +
-Pour l’APEL, la priorité reste très clairement la **restauration**. +
- +
-==== 🛠️ Préparation la veille ==== +
- +
-La journée du dimanche se prépare largement **la veille**. +
- +
-Une Ă©quipe peut ĂŞtre chargĂ©e de : +
- +
-  * installer les tables ; +
-  * prĂ©parer les abris ou barnums ; +
-  * monter le stand de restauration ; +
-  * vĂ©rifier le matĂ©riel froid ; +
-  * prĂ©parer barbecue, zones de stockage et caisse ; +
-  * sĂ©curiser les branchements et les zones de circulation. +
- +
-==== 🌅 Préparation le dimanche matin ==== +
- +
-Dès le matin, une équipe est mobilisée pour : +
- +
-  * finir la mise en place ; +
-  * prĂ©parer les sandwichs ; +
-  * organiser les desserts ; +
-  * mettre en route les postes de service ; +
-  * faire un point sur les stocks ; +
-  * briefer les bĂ©nĂ©voles. +
- +
-==== 🍟 Offre de restauration ==== +
- +
-{{ ::menu_restauration_continue.jpg?direct&400 |}} +
- +
-Selon les années, on retrouve tout ou partie de l’offre suivante : +
- +
-  * sandwichs ; +
-  * boissons ; +
-  * desserts ; +
-  * bonbons ou sucreries ; +
-  * barbecue - par exemple saucisses ; +
-  * frites via une **friterie / food truck** prestataire. +
- +
-Les boissons sont servies avec des **Ă©cocups consignĂ©es**.   +
-La consigne est prise au **stand tickets** et restituée en **espèces au stand restauration APEL** lors du retour de l’écocup. +
- +
-Lorsque la friterie est assurĂ©e par un professionnel extĂ©rieur, il faut bien clarifier : +
- +
-  * le pĂ©rimètre exact de la prestation ; +
-  * les horaires ; +
-  * les branchements ; +
-  * les besoins en emplacement ; +
-  * la complĂ©mentaritĂ© avec le stand APEL. +
- +
-==== 🔥 Poste barbecue ==== +
- +
-Le barbecue mérite une attention particulière : +
- +
-  * dĂ©finir les personnes rĂ©fĂ©rentes ; +
-  * prĂ©voir les rotations ; +
-  * vĂ©rifier les règles de sĂ©curitĂ© ; +
-  * anticiper les consommables ; +
-  * isoler le poste du flux principal du public. +
- +
-==== 🧼 Fin de journée ==== +
- +
-Vers la fin de l’événement : +
- +
-  * arrĂŞt progressif des ventes ; +
-  * inventaire rapide des restes ; +
-  * nettoyage ; +
-  * dĂ©montage ; +
-  * retour du matĂ©riel ; +
-  * rĂ©partition des tâches de rangement. +
- +
-Il peut y avoir, selon les annĂ©es, des renforts extĂ©rieurs ou intĂ©rimaires pour le gros du rangement.   +
-L’APEL garde néanmoins la responsabilité de vérifier que le matériel lui appartenant ou lui étant confié est bien récupéré, nettoyé et remis au bon endroit. +
- +
-===== 🧺 Produits, stocks et matériel ===== +
- +
-==== Produits à prévoir ==== +
- +
-  * pain / sandwichs ; +
-  * garnitures ; +
-  * boissons ; +
-  * desserts ; +
-  * bonbons / sucreries ; +
-  * sauces et condiments ; +
-  * consommables - serviettes, gants, sacs poubelle, barquettes, gobelets, etc. +
- +
-//La commande concernant la restauration et les consommables est établie par l'APEL (en se basant sur les années précédentes et ajustée en fonction de la météo prévue) et partagée avec la direction du collège qui assure la commande finale.// +
- +
-==== Matériel à vérifier ==== +
- +
-  * tables ; +
-  * frigos / glacières ; +
-  * caisses / monnaie / TPE si besoin ; +
-  * affichage des prix ; +
-  * nappes / signalĂ©tique ; +
-  * couteaux / planches / pinces ; +
-  * sacs poubelle ; +
-  * matĂ©riel de nettoyage ; +
-  * matĂ©riel barbecue ; +
-  * rallonges / multiprises si autorisĂ©es. +
- +
-==== Astuce d’organisation ==== +
- +
-Préparer : +
- +
-  * **une check-list matĂ©rielle par Ă©vĂ©nement** ; +
-  * puis **une check-list globale semaine**. +
- +
-Exemples de catégories : +
- +
-  * Ă  sortir ; +
-  * Ă  acheter ; +
-  * Ă  prĂ©parer ; +
-  * Ă  emporter ; +
-  * Ă  ranger ; +
-  * Ă  relaver. +
- +
-===== đź‘• RĂ©partition type des bĂ©nĂ©voles ===== +
- +
-Le nombre exact dépend du format retenu, mais il est utile de répartir l’équipe par pôles : +
- +
-  * **prĂ©paration alimentaire** ; +
-  * **installation / manutention** ; +
-  * **service / distribution** ; +
-  * **caisse / encaissement** ; +
-  * **rĂ©assort** ; +
-  * **barbecue** ; +
-  * **rangement / nettoyage** ; +
-  * **coordination gĂ©nĂ©rale**. +
- +
-===== 📣 Communication ===== +
- +
-==== Communication interne bénévoles ==== +
- +
-  * crĂ©er un groupe ou sous-groupe dĂ©diĂ© si nĂ©cessaire ; +
-  * diffuser un planning clair en utilisant : https://benevoles.apelstjosephwattrelos.fr/ +
-  * indiquer qui est rĂ©fĂ©rent sur chaque pĂ´le ; +
-  * envoyer un rappel la veille avec les dernières infos utiles. +
- +
-===== đź’¶ Argent, caisse et traçabilitĂ© ===== +
- +
-Pour tous les temps où l’APEL vend en direct : +
- +
-  * prĂ©parer une caisse de dĂ©part / TPE ; +
-  * afficher les prix ; +
-  * prĂ©voir l’appoint ; +
-  * noter qui tient la caisse ; +
-  * centraliser les recettes ; +
-  * faire un point de clĂ´ture Ă  la fin. +
- +
-À tracer après chaque événement : +
- +
-  * recettes ; +
-  * dĂ©penses ; +
-  * invendus ; +
-  * produits restants rĂ©utilisables ; +
-  * pertes Ă©ventuelles.+
  
 ===== ⚠️ Points de vigilance ===== ===== ⚠️ Points de vigilance =====
Ligne 469: Ligne 168:
   * **photographier l’installation** rĂ©ussie pour la reproduire l’annĂ©e suivante ;   * **photographier l’installation** rĂ©ussie pour la reproduire l’annĂ©e suivante ;
   * **faire un dĂ©brief rapide Ă  chaud** avant que tout le monde oublie la moitiĂ© des dĂ©tails.   * **faire un dĂ©brief rapide Ă  chaud** avant que tout le monde oublie la moitiĂ© des dĂ©tails.
- 
-===== âś… Checklist synthĂ©tique ===== 
- 
-==== Avant la semaine ==== 
- 
-  * valider les dates et formats avec le collège ; 
-  * clarifier la rĂ©partition des rĂ´les avec l’Amicale ; 
-  * recruter les bĂ©nĂ©voles ; 
-  * estimer les volumes ; 
-  * lancer les achats ; 
-  * prĂ©parer les fiches de poste ; 
-  * vĂ©rifier le matĂ©riel ; 
-  * diffuser le planning bĂ©nĂ©vole. 
- 
-==== Pour chaque soirĂ©e jeunes ==== 
- 
-  * installer le stand ; 
-  * prĂ©parer les sandwichs / boissons ; 
-  * distinguer ce qui est inclus et ce qui est vendu en plus ; 
-  * assurer la distribution ; 
-  * compter les restes ; 
-  * ranger et nettoyer. 
- 
-==== Pour la soirĂ©e Cabaret ==== 
- 
-  * prĂ©parer les sandwichs l’après-midi ; 
-  * installer le stand et la zone de retrait ; 
-  * clarifier le lien avec l’Amicale ; 
-  * fluidifier la transmission aux serveurs ; 
-  * ranger en pensant dĂ©jĂ  au dimanche. 
- 
-==== Pour le dimanche ==== 
- 
-  * finaliser l’installation ; 
-  * lancer la prĂ©paration alimentaire ; 
-  * ouvrir le stand Ă  l’heure ; 
-  * tenir les rotations ; 
-  * suivre la caisse ; 
-  * ranger, nettoyer, restituer. 
- 
-===== 🧠 Bilan et passation ===== 
- 
-Après l’édition, il faut prendre le temps de noter : 
- 
-  * ce qui a bien fonctionnĂ© ; 
-  * les quantitĂ©s justes ou mal estimĂ©es ; 
-  * les points de friction ; 
-  * les amĂ©liorations logistiques ; 
-  * les coordonnĂ©es utiles ; 
-  * les fournisseurs / prestataires mobilisĂ©s ; 
-  * les photos d’installation ; 
-  * les documents Ă  conserver. 
- 
-===== đź“‚ Documents utiles Ă  archiver ===== 
- 
-  * planning des bĂ©nĂ©voles ; 
-  * fiches de poste ; 
-  * menus / tarifs ; 
-  * listes de courses ; 
-  * contacts utiles ; 
-  * bilan financier ; 
-  * message de remerciement ; 
-  * photos des stands ; 
-  * bilan de fin d’édition. 
  
 ===== ❤️ Esprit de l’évĂ©nement ===== ===== ❤️ Esprit de l’évĂ©nement =====
Ligne 544: Ligne 179:
   * de la convivialitĂ© ;   * de la convivialitĂ© ;
   * et beaucoup de bonne volontĂ© transformĂ©e en sandwichs, tables Ă  monter et sourires partagĂ©s.   * et beaucoup de bonne volontĂ© transformĂ©e en sandwichs, tables Ă  monter et sourires partagĂ©s.
- 
- 
  • semaine_festive.1774334202.txt.gz
  • Dernière modification : 2026/03/24 07:36
  • de adminapel